Czy warto wprowadzić opcję płacenia kartą w gabinecie? Ile to kosztuje i z czym to się wiąże w Twoim przypadku – wyliczenia i konkrety.

Zastanawiasz się czy wprowadzić opcję płacenia kartą w gabinecie, ale nie wiesz co to oznacza i jak to zrobić? Zobacz z czym to się wiąże i jakie są możliwości. Dowiedz się również gdzie możesz udać się po terminal i jak go używać. Sprawdź ile będziesz musiał zapłacić za opcje płacenia kartą i gdzie ukrywają się potencjalne koszty.

Płatność kartą to wygoda dla Twoich pacjentów

Być może znasz to nieprzyjemne uczucie: spragniony w gorący dzień chcesz kupić zimną i orzeźwiającą wodę mineralną. Niestety, Pani w kasie jedynego sklepu w okolicy mówi Ci gdy podajesz jej Twoją kartę „przykro mi, u nas tylko gotówka„… Pani nie sprzedała wody, Ty nadal jesteś spragniony, a na dodatek jesteś zły na ten sklep. Nie chcieli Twojej karty! Być może obiecujesz sobie, że więcej Twoja noga tutaj nie postanie! A może pamiętasz jak ostatnio rozpaczliwie szukałeś bankomatu, bo wiesz, że miejsce do którego się udajesz przyjmuje tylko gotówkę? Szkoda Ci czasu, nie masz gdzie zaparkować, musisz odnaleźć bankomat, wyciągnąć kartę, przypomnieć sobie PIN, itd. Kiedy już wypłacisz gotówkę i tak jesteś już spóźniony… Jeśli i Twój gabinet wymaga wyłącznie gotówki być może to dobry moment aby ułatwić klientom płacenie kartą w gabinecie?

Płacenie kartą w gabinecie

Jeśli chcesz, aby Twoi pacjenci mogli płacić kartą za usługi w Twoim gabinecie potrzebujesz terminala płatniczego. Terminal taki kosztuje – należy go kupić albo wydzierżawić. Zakup terminala to koszt od 150,00 zł nawet do 1500,00 zł. Do tego należy doliczyć często jednorazową opłatę tzw. fiskalizacji (149,90 zł netto). Dzierżawa terminala wiąże się z miesięczna opłatą za wypożyczenie go od operatora płatności. Do operatorów należą takie firmy jak pay-card, Polskie Płatności, PayTel, eService czy PolCard. Możesz też wynająć terminal za pośrednictwem Twojego banku – wiele z nich oferuje terminale do kont firmowych. Koszt takiego wypożyczenia jest różny w zależności od banku i aktualnej promocji, ale możemy przyjąć, że wynosi to ok. 50 zł miesięcznie. Wiele banków oferuje jednak zwolnienie z dzierżawy terminala przez okres pierwszych 12 lub 18 miesięcy (o czym dalej).

Jaki terminal wybrać?

Przy wyborze terminala warto zwrócić uwagę na kilka aspektów:

• czy dane terminal obsługuje transakcje zbliżeniowe (klienci coraz chętniej płacą smartfonami),
• jak wygląda gwarancja i serwisowanie,
• jaki jest koszt stacji dokującej,
• czy terminal ma drukarkę i jak szybko drukuje oraz ile kosztują i gdzie można dostać dodatkowe rolki papieru,
• łatwość obsługi, przeszkolenie lub dobrą instrukcję,
• możliwość wysyłania raportów on-line bezpośrednio z urządzenia,
• możliwość wysyłania danych bez konieczności podłączenia go do sieci WiFi (innymi słowy terminal ma wbudowany moduł GPRS)

Sam terminal nie wystarczy

Jeśli masz już terminal niestety czekają Cię dalsze koszty. Dokładne kwoty będą zależały od Twojego operatora transakcji, ale średnio możemy przyjąć, iż od każdej transakcji będziesz musiał zapłacić prowizję w wysokości 0.65%. Do tego należy jeszcze doliczyć opłatę interchange, czyli opłatę dla banku za używanie karty. Kwoty te są różne w zależności od typu karty ale możemy przyjąć, iż średnio wynosi to ok. 0.23%. Dodatkowo musisz ponieść jeszcze opłatę systemową która jest pobierana przez organizacje płatnicze i która wynosi między 0.1% a 0.3% wartości transakcji.

Jakie są praktyczne koszty w moim gabinecie?

Co to oznacza w praktyce? Przyjmijmy, że masz aktualnie 20 pacjentów, a z każdym spotykasz się 1x w tygodniu. Za jedno spotkanie otrzymujesz 100 zł.

Jeśli 4 pacjentów (20%) będzie chciało płacić kartą Twoje koszty w skali miesiąca wyglądają następująco:

100 zł x 0.65 % (prowizja) x 0.23 % (opłata interchange) x 0.2% (opłata systemowa) == 1,08 zł kosztów.

W miesiącu będziesz dokonywać 16 takich transakcji (4 pacjentów 1 raz w tygodniu) a zatem będzie to: 1,08 zł x 16 = 17,28 zł kosztów w skali miesiąca.

Jeśli doliczymy do tego jeszcze opłata za dzierżawę terminala w wysokości 50 zł wychodzi nam: 17,28 zł + 50 zł = 67,28 zł / m-c.

Według tego schematu łatwo policzyć ile wynoszą opłaty jeśli połowa (50%) moich pacjentów chciałaby płacić kartą: 43,20 zł + 50 zł = 93,20 zł / m-c.

Koszty, które użyliśmy powyżej są średnie. Każdy bank czy inny pośrednik oferuje różne stawki i można się spodziewać, że z czasem mogą one ulec dalszemu obniżeniu.

Polska bezgotówkowa?

Czy jest ucieczka od wymienionych powyżej opłat? Wydaje się że jest, przynajmniej na pewien czas. Rząd uruchomił program Polska bezgotówkowa, w ramach której można za darmo wydzierżawić terminal płatniczy i przez 12 m-cy nie płacić prowizji od transakcji. Dotyczy to również wszystkich innych kosztów, tj. opłaty interchange czy systemowej. Przez pierwsze 12 m-cy za darmo dostaje się terminal (można otrzymać nawet do 3 sztuk), a żadna transakcja nie jest obarczona dodatkowymi opłatami czy prowizjami.

Akcja skierowana jest przede wszystkim do mały przedsiębiorców, do których również kwalifikują się psychoterapeuci. Warunkiem uczestnictwa jest niekorzystanie jeszcze z płatności bezgotówkowych w ciągu ostatnich 12 m-cy. Dodatkowo program pokrywa wszystkie koszty związane z płatnościami do obrotów w wysokości 100.000 zł rocznie na jednym terminalu.

Opłaty po pierwszych dwunastu miesiącach zależą już od podmiotu z którym łączy nas umowa (czyli np. naszego banku). Polska bezgotówkowa pokrywa całkowite koszty przez pierwsze 12 m-cy.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Każda wpłata bezgotówkowa w pierwszej kolejności trafia do agenta przetwarzającego płatności, potem do banku a dopiero potem na Twoje konto. Dlatego też od momentu, w którym Twój pacjent zapłacił za Twoją usługę do momentu, w którym zobaczysz pieniądze na koncie może minąć między 1 a 3 dniami roboczymi. W przypadku psychoterapeutów ma to mniejsze znaczenie niż np. przy prowadzeniu warzywniaka, gdzie obroty są potrzebne do utrzymania bieżącej płynności i zatowarowania sklepu, niemniej należy to mieć na uwadze. Płacenie kartą w gabinecie oznacza, że pieniądze za Twoją pracę zobaczysz później.

Podsumowanie

Czy warto umożliwić płacenie kartą w gabinecie? To zależy od liczby klientów, która byłaby zainteresowana tego typu sposobem na regulowanie płatności. Jeśli duży procent chciałoby regulować płatności kartą warto to rozważyć wychodząc na przeciw Twoim pacjentom. Pamiętaj jednak o opłatach zgodnie z naszymi wyliczeniami. W tej chwili przez pierwszy rok możesz ich uniknąć korzystając z programu Polska bezgotówkowa.

Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad finansami w gabinecie, mieć możliwość łatwego wystawiania faktur, wygodny kalendarz, bezpieczne notatki oraz zgodność z RODO wypróbuj nasz program do gabinetu psychoterapeuty i coacha. Skup się na Twojej pracy a nam zostaw administracją. Zapisz się już teraz na newsletter aby być na bieżąco z promocjami, przydatną wiedzą i nowościami przydatnymi do prowadzenia dobrego gabinetu 🙂