Pracujesz zdalnie? Koniecznie przeczytaj: 5 zasad jak prowadzić terapię czy coaching z domu czyli efektywna praca z domu

W chwilach takich jak ta (epidemia Covid-19) gdy prowadzisz terapię lub coaching zdalnie wyzwaniem może być efektywna praca z domu. Jak wytrzymać wiele godzin przed komputerem w trakcie pracy i się nie wykończyć? W tym wpisie opisaliśmy 5 zasad, które pomogą Ci przetrwać w pracy zdalnej.

Wielu z Was z powodu epidemii Covid-19 przeniosło prowadzenie sesji lub coachingów do świata wirtualnego. W poprzednich wpisach opisaliśmy jakie narzędzie polecamy do telekonferencji indywidualnych oraz grupowych. W typ wpisie mamy dla Ciebie kilka porad DobregoGabinetu o efektywnej pracy z domu, które pomogą Ci przejść przez dzień pracy on-line.

Jeśli chcesz rozwijać swój gabinet terapeuty czy coacha i być na bieżąco z nowościami w prawie i finansach koniecznie zapisz się na nasz newsletter (np. na dole tej strony bloga) i polub naszą stronę na facebooku.

Dodatkowo DobryGabinet to program do gabinetu, który pomaga Tobie i Twojemu ośrodkowi* oszczędzać czas, zapewnia zgodność z RODO, ułatwia zarządzanie terminami, przechowywanie notatek i kartotekę pacjentów. Z programem wystawisz błyskawicznie faktury i unikniesz zbędnych formalności. Wypróbuj nasz program jeśli chcesz: oszczędzać swój czas, nie martwić się papierkową robotą w gabinecie, zapanować nad Twoim kalendarzem, czy być zgodnym z RODO. Sprawdź jego możliwości i zacznij oszczędzać czas już dzisiaj!

Zadbaj o ciszę i spokój

Efektywna praca z domu wymaga, abyś miał/-a dobre warunki do pracy. Z całą pewnością w Twoim gabinecie gdy tam pracujesz panuje cisza i spokój. Dobre warunki do pracy to podstawa. Dotyczy to tak samo gabinetu jak i Twojego domu. Dlatego też zapewnij sobie w miarę możliwości ciszę i spokój na czas sesji. Jeśli masz taką możliwość zamknij się w osobnym pomieszczeniu. Uprzedź innych domowników, że w tym czasie nie można Ci przeszkadzać. Poproś Twoją drugą połowę o zajęcie się dziećmi. Ustal jasne zasady, że w tym momencie jesteś niedostępny/-a i nie można Ci przeszkadzać. Z całą pewnością chcesz uniknąć takiej wpadki jak zdarzyła się na wizji w BBC:

Stabilny internet – u Ciebie i pacjenta

Efektywna praca z domu zakłada, że Ty i Twój pacjent macie dobre i stabilne łącze internetowe. Nie da się prowadzić swobodnej rozmowy internetowej jeśli nie łączy Was dobre połączenie. Wasza rozmowa ma być video-konferencją, a połączenia tego typu wymagają lepszego łącza niż zwykła rozmowa. Jak możesz sprawdzić prędkość Twojego łącza? Np. wchodząc na stronę speedtestu.

Najszybszy internet zapewni Ci domowe WiFi, ale jeśli nie masz takiej możliwości internet z komórki też powinien być wystarczający. W takim przypadku zwróć uwagę, aby Twój telefon wskazywał „LTE” (jeśli obsługuje ten standard) oraz możliwie największą moc sygnału (liczbę „kresek” zasięgu). Może się zdarzyć, że jednym pokoju masz lepszy zasięg niż w drugim – warto to wziąć pod uwagę.

Koniecznie poproś również swojego pacjenta o sprawdzenie internetu. Jeśli Ty masz wystarczająco szybkie połączenie, ale Twój pacjent już nie nic to nie da. Obie strony połączenia muszę mieć dostateczną prędkość połączenia, aby skutecznie ze sobą porozmawiać.

Wybierz właściwe narzędzia

Warto, aby przed połączeniem upewnić się, że druga strona będzie Cię słyszała. Może to sprawdzić w zasadzie w każdym opisywanym przez nas komunikatorze. Przykładowo, w Zoom.us po wejściu w ‚Ustawienia’ znajdziesz zakładkę ‚Audio’. Tam znajdziesz opcję sprawdzenia ustawień mikrofonu i głośników. Podobnie jest w WebEx’ie. W ustawieniach można odegrać przykładowy dźwięk, aby sprawdzić działanie głośników, a mówiąc do komputera można sprawdzić działanie mikrofonu.

Upewnij się również, że Twój komputer nie blokuje dostępu do mikrofonu i głośników dla Twojego programu do video-konferencji. Zarówno WebEx, Zoom jak i Skype oferują możliwość testowego połączenia. Takie połączenie polega na zadzwonieniu do automatu, który odbierze naszą rozmowę. W tym czasie będziesz mógł/-a sprawdzić czy Ty słyszysz i czy Ciebie słychać.

Koniecznie poproś Twojego pacjenta o sprawdzenie jego ustawień przed sesją. Dzięki temu Wasz cenny czas spędzicie na terapeutycznej rozmowie a nie szukania rozwiązania problemu „ja Panią słyszę, nie wiem dlaczego Pani mnie nie …„

Słuchawki, wygodne krzesło, tło

Jeśli przed Tobą wiele godzin przed komputerem z pacjentem czy klientem zadbaj o wygodne miejsce do pracy. Chodzi o to, abyś czuł/-a się dobrze i komfortowo w Twoim otoczeniu.

Ważne abyś nie stresował/-a się odgłosami dochodzącymi z Twojego mieszkania od innych domowników. W tym mogą pomóc słuchawki z wbudowanym mikrofonem, które sprawią, że Ciebie będzie słychać bardzo dobrze, a inne hałasy już mniej. Dzięki słuchawkom tylko Ty będziesz słyszeć Twojego pacjenta.

Inną ważną sprawą jest wygodne miejsce do pracy. Zadbaj o wygodne krzesło, fotel czy kanapę. Oświetlenie również ma znaczenie – chcesz być dobrze widzialny/-a dla drugiej strony. Włącz więc światło i odpowiednio ustaw. Sprawdź czy Ciebie dobrze widać. Miej również na uwadze tło, które widać za Tobą. W niektórych programach, np. w Zoom.us możesz ustawić tło, jeśli Twój komputer spełnia określone wymogi techniczne.

Przejrzysty kalendarz

Z informacji od Was wiemy, że cały dzień sesji zdalnych i video-konferencji może być bardziej męczący niż ta sama ilość czasu spędzona w gabinecie. Zobacz czy nie warto abyś zmienił/-a odrobinę rozkład Twojego dnia poprzez np. zwiększenie przerw między spotkania. Jeśli oszczędzasz czas na dojeździe do i z gabinetu być może możesz ten czas wykorzystać na większe przerwy między sesjami?

Duża liczba sesji to z pewnością również organizacyjne wyzwania. Specjalnie na taki okazje stworzyliśmy kalendarz w DobrymGabinecie. Z naszym kalendarzem wszystkie Twoje sesja znajdziesz w jednym miejscu. Do każdego spotkania możesz dodać notatkę z przebiegu spotkania. W ten sposób łatwo Ci będzie wrócić do poprzednich spotkań i przypomnieć sobie o czym rozmawialiście ostatnio. Notujesz na kartce w trakcie spotkania? Wówczas po spotkaniu możesz dodać zdjęcie Twojej notatki z Twojego telefonu jako załącznik do tej sesji. Wkrótce będzie to możliwe bezpośrednio z naszej aplikacji (aplikacja mobilna w przygotowaniu – już wkrótce będzie dostępna do pobrania)

W naszym kalendarzu możesz w łatwy sposób zaznaczyć czy pacjent był na spotkaniu. Jeśli pacjent odwołał spotkanie również możesz tę informację w łatwy sposób zaznaczyć. W ten sposób wszystkie informacje o sesji i historii spotkań z pacjentem znajdziesz w jednym miejscu.

Podobnie, jeśli musisz zdzwonić się z pacjentem lub napisać do niego SMS czy email – w DobrymGabinecie znajdziesz dedykowane miejsce na bezpieczne przechowywanie danych wrażliwych Twoich pacjentów.

Zadbaj o rozliczenia

Pracując zdalnie nie pobierasz od pacjentów zapłaty bezpośrednio po sesji i nie wystawiasz paragonów. Jeśli dotychczas tak robiłeś/-aś pamiętaj o wystawianiu paragonów/faktury za każde spotkanie nawet, gdy pracujesz z domu i nie masz dostępu do kasy fiskalnej. Fiskus może mieć w stosunku do Ciebie roszczenia nawet za okres pandemii, kiedy nie mogłeś/-aś dostać się do kasy fiskalnej w gabinecie i przekazać pacjentowi paragon czy fakturę! Dlatego też koniecznie pamiętaj o wystawieniu paragonów np. na koniec miesiąca. Jak spamiętać, który pacjent już zapłacił, a który jeszcze nie? Również w tym pomoże Ci DobryGabinet, gdzie do każdej sesji możesz zaznaczyć czy pacjent zapłacił czy nie, a także zaznaczyć formę tej płatności (przelew, gotówka, karta).

Aby wystawić fakturę czy przypomnieć pacjentowi i płatnościach możesz skorzystać z łatwego i wygodnego wystawiania faktur w DobrymGabinecie. Po każdej sesji, lub raz w miesiącu (np. na koniec m-ca) możesz wystawić fakturę za pomocą kilku kliknięć myszką. Program sam wstawi za Ciebie wszystkie brakujące informacje: dane Twojego gabinetu, dane Twojego pacjenta, numer faktury, daty sprzedaży, wystawienia, płatności, etc. Jeśli korzystasz z naszego kalendarza program podpowie Ci jakie spotkania się odbyły i doda do faktury. Każda sesja pojawi się na Twojej fakturze z właściwą dla siebie stawką. W ten sposób Twoja faktura automatycznie uzupełni się i podsumuje!

A co z wysłaniem faktury do pacjenta? O tym też pomyśleliśmy! Każdą fakturę możesz wysłać mailem do Twojego pacjenta bezpośrednio z aplikacji! Nie musisz robić pliku PDF, wstawiać do programu pocztowego, szukać adresu pacjenta i wysyłać. DobryGabinet zrobi to za Ciebie.

Podsumowanie

W artykule opisaliśmy jak może wyglądać efektywna praca z domu dla terapeuty czy coacha. Aby Twoja praca z domu była możliwie bezstresowa zadbaj o spokój i ciszę, dobre łącze internetowe oraz wygodne miejsce do pracy. Wybierz odpowiedni komunikator internetowy do wideo-konferencji (informacje o tym znajdziesz w naszych poprzednich wpisach). Aby się nie pogubić w pacjentach, spotkaniach czy płatnościach wypróbuj nasz program do gabinetu DobryGabinet. Pierwsze 30 dni jest całkowicie darmowe i nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji. Licencja na kolejne miesiące używania zaczyna się już od 59 zł netto za m-c. Sprawdź już teraz jak możesz ułatwić sobie pracę zdalną z domu i #zostańWDomu!