Rozwijaj się z nami

Masz dużo faktur do wystawienia? Zabiera to sporo Twojego cennego czasu? Zobacz jak możesz to usprawnić i już się tym nie martwić: niech program do faktur zrobi to za Ciebie!

27 stycznia 2020

Masz na koniec miesiąca stos faktur do wystawienia? Potrzebujesz usprawnienia tego procesu ale nie wiesz jak to zrobić? Przyda Ci się program do faktur dla terapeuty ale nie wiesz jak wybrać albo gdzie szukać? A może po prostu zastanawiasz się jak można to zrobić wygodniej i szybciej? Przeczytaj nasze rady jak możesz to zrobić sprawniej i zacznij poświęcać swój czas na ciekawsze zadania niż wystawianie faktur!

Jeśli wystawiasz faktur dla swoich klientów możesz to robić po każdym spotkaniu, po jakimś okresie (np. na koniec miesiąca) albo nawet przed spotkaniem (np. w przypadku coachingu). Jeśli tego nie lubisz i zabiera to Twój cenny czas mamy dla Ciebie rozwiązanie. Opisaliśmy jak możesz usprawnić ten proces, ale najpierw wyjaśnimy co powinna zawierać każda faktura. Zachęcamy Cię również do śledzenia naszego bloga oraz strony na Facebooku gdzie publikujemy liczne przydatne informacje dla terapeutów i coachów (takie jak np. zmiany podatkowe w 2020 r. mające wpływ na terapeutów i coachów).

Co musi zawierać faktura

Faktura, aby była ważnym dokumentem musi zawierać następujące elementy (podajemy za poradnikiem przedsiębiorcy):

  • datę wystawienia,
  • datę sprzedaży lub wykonania usługi,
  • kolejny numer faktury, który jednoznacznie ją identyfikuję,
  • dane sprzedawcy: nazwę, adres, numer NIP,
  • dane nabywcy,
  • opis produktu lub usługi której dotyczy faktura,
  • cenę jednostkową produktu (netto oraz brutto) oraz liczbę produktów na fakturze,
  • całkowitą wartość dostarczonych produktów lub usług,
  • stawkę podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości oraz od poszczególnych towarów i usług
Wystawianie faktur w excelu
Photo by CoWomen on Unsplash

Tabelka w excelu

Najprostszym sposobem na wystawienie faktury jest tabelka w excelu. Właściwie przygotowana tabela będzie zawierała wszystkie potrzebne pola wymienione wyżej. W ten sposób będziesz mógł/-a wystawić fakturę wpisując w tabelkę odpowiednie wartości.

Pamiętaj, aby wpisać prawidłowe:

  • Numer faktury (kolejny zgodnie z numeracją)
  • Dane klienta,
  • Datę sprzedaży,
  • Datę wystawienia,
  • Liczbę i cenę usług, wraz z opisem,
  • Podsumowanie

Poprawnie wypełnioną fakturę musisz zapisać na dysku, aby wysłać ją do klienta, księgowej czy przechować przez kolejne 5 lat zgodnie z przepisami księgowymi. Dlatego też pamiętaj, aby faktury zapisywać w taki sposób abyś był/-a w stanie je szybko odnaleźć. W przypadku gdy masz wielu pacjentów, prowadzisz dodatkowe szkolenia i liczba faktur na koniec miesiąca jest duże może być to żmudne i czasochłonne zajęcie. Czy istnieje jakiś sposób aby to usprawnić?

Usprawnij wystawianie faktur w gabinecie
Photo by Thought Catalog on Unsplash

Program do faktur

Na rynku jest dostępnych sporo programów do fakturowania. Często są one połączone z obowiązkową księgowością. Pomagają wystawiać faktury i archiwizować te już wystawione. Niestety nadal wymagają, aby wszystkie dane Twoich pacjentów wprowadzać ręcznie. Dodatkowo, będziesz musiał/-a wpisywać Twoje usługi do faktury – czyli np. liczbę odbytych sesji oraz stawkę za sesje. Jeśli masz różne rodzaje i stawki spotkań w każdym miesiącu czy tygodniu będzie to wymagało abyś wszystkie podliczył/-a. Czy można to zrobić jeszcze łatwiej?

Program do faktur dla terapeuty

Przygotowaliśmy program dedykowany psychoterapeutom i coachom, w którym wystawianie faktur jest znacznie uproszczone. Dodatkowo cały proces jest od początku do końca zaprojektowany z myślą o terapeutach czy coachach. Dzięki temu pozwala zaoszczędzić mnóstwo Twojego cennego czasu!

W pierwszej kolejności wszystkie dane do faktury są automatycznie wstawiane we właściwe pole zarówno dla Sprzedawcy jak i Kupującego. Koniec z szukaniem i wpisywaniem w tabelkę!

Automatyczne wstawianie danych do faktury
Wystawiania faktur z DobrymGabinetem jest wyjątkowo łatwe. Dane wstawiane są automatycznie.

Po drugie pola, które musisz uzupełniać w związku z fakturą takie jak właściwy numer czy data wystawienia uzupełniają się automatycznie! Natomiast spotkania do rozliczenia na danej fakturze możesz wybrać z historii Twoich spotkań. Nie musisz już wyszukiwać wśród spotkań czy płatności, pamiętać które spotkania się odbyły, a które nie i w jakiej były cenie! Z łatwością wybierzesz spotkania, które chcesz wstawić na bieżącą fakturę. Wystarczy je wybrać, a program podsumuje je za Ciebie i wstawi we właściwe miejsce. W ten sposób wystawiania faktur stało się właśnie o wiele prostsze!

Wstawiania spotkań do faktury
Fakturę możesz wystawić dla obytych spotkań – wystarczy wybrać je z listy.

Wysyłasz faktury do klientów?

Jeśli wysyłasz mailem faktury do swoich pacjentów teraz możesz zrobić to bezpośrednio z programu. Wystarczy jeden klik! Program zapyta Cię do kogo chcesz wysłać wiadomość, o jakim tytule i jakiej treści. Podpowie Ci adres e-mail pacjenta, tytuł oraz treść wiadomości. Nie będziesz już musiał/-a wstawiać pliku do maila, szukać adresu pacjenta i wysyłać dla każdego z Twoich pacjentów. Oszczędzasz w ten sposób naprawdę sporo cennego czasu!

Wysyłanie faktur do pacjentów bezpośrednio z programu.
Wyślij maila z faktura bezpośrednio z programu.

Wiemy, że nie tylko Twój pacjent może być zainteresowany tą fakturą. Z pewnością wysyłasz fakturę do księgowej. Również o tym pomyśleliśmy abyś wygodnie i szybko mógł/-a wysłać podsumowanie i wszystkie faktury na koniec miesiąca do księgowej. Dodatkowo masz wszystkie przychody pod kontrolą czytelnie zebrane w jednym miejscu.

Przechowujesz faktury bez bałaganu

DobryGabinet pozwala Ci również przechowywać faktury w wygodny, przejrzysty i cyfrowy sposób. Dzięki temu wszystkie Twoje faktury są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu. W każdej chwili możesz do nich wrócić, również do ostatnich 5-ciu lat gdyby Twój Urząd Skarbowy miał taką ochotę.

Podsumowanie

Z programem do gabinetu DobryGabinet dostajesz wygodny i dostosowany do Ciebie program do faktur. Ale to nie wszystko! DobryGabinet to przede wszystkim miejsce do przechowywania kartoteki pacjentów i notatek ze spotkań, wygodny i dostosowany kalendarz czy gotowe do pobrania dokumenty RODO dla psychoterapeuty. To dopasowane do Twoich potrzeb narzędzie, które oszczędza Twój czas i odciąża Cię w wielu administracyjnych zadaniach. Dzięki temu masz więcej czasu dla siebie i pacjentów!

Jeśli chcesz spróbować czy i Tobie pomoże w codziennej pracy możesz go wypróbować całkowicie za darmo przez 30 dni! W każdej chwili możesz zrezygnować bez żadnych konsekwencji. Sprawdź już teraz i odzyskaj cenny czas.

Oceń artykuł

Spodobał Ci się ten artykuł?

Udostępnij go znajomym!

.

Wybrane dla Ciebie