RODO dla psychologa – gotowy wzór do pobrania.

Temat RODO dla psychologa i psychoterapeuty poruszyliśmy już w poprzednim wpisie. Teraz chcemy to zagadnienie pokazać Ci od strony praktycznej – jak możesz wdrożyć RODO w swoim gabinecie. Mamy dla Ciebie gotowe wzory dokumentów, które możesz użyć od razu!

RODO

Obowiązek RODO obowiązuje wszystkich mieszkańców Unii Europejskiej od 25.05.2018. Jak już wspominaliśmy w poprzednim wpisie terapeuci, psychologowie, psychoterapeuci czy coachowie przetwarzają w ramach terapii czy coachingu dane szczególnie wrażliwe. W szczególności są to dane dotyczące stanu zdrowia (w tym również psychicznego), seksualności, poglądów społecznych czy politycznych. Przetwarzanie tego typu danych wymaga wyrażenia zgody przez klienta.

Zgoda na przetwarzanie danych

Wdrożenie RODO dla psychologa, psychoterapeuty czy coacha oznacza m.in. że będziesz uzyskiwać zgodę na przetwarzanie danych (szczególnie wrażliwych) Twoich klientów. Zgoda ta musi być udzielona w sposób świadomy i dobrowolny, a przedstawiona w sposób łatwy i przystępny dla użytkowników.

Ustawa nie definiuje w jaki sposób pobierzesz od swojego klienta taką zgodę. Najczęściej będzie to po prostu odpowiednio przygotowany dokument. Natomiast RODO nakłada na Ciebie obowiązek rozliczalności. Oznacza to, iż w przypadku kontroli musisz być w stanie wykazać, że taką zgodę odebrałeś od swoich klientów i możesz ją okazać. Dlatego też zgody Twoich pacjentów/klientów musisz przechowywać przez cały czas trwania terapii czy coachingu, ale również po ich ustaniu przed czas określny dla tego typu danych. Gotowy do pobrania i druku wzór zgody, przygotowany przez, wyspecjalizowaną w dokumentacji RODO, kancelarię prawną znajdziesz w naszej aplikacji do gabinetu dla terapeuty i coacha.

Podpisany przez pacjenta dokument możesz dalej przechowywać w programie – będzie tam bezpieczny na wypadek kontroli, a Ty nie musisz się martwić o jego odpowiednie przechowywanie.

Możesz nawet zrobić zdjęcie tego dokumentu z telefonu i załadować do aplikacji z naszą darmową aplikacją na telefon.

Wówczas nie musisz przechowywać zgody w formie papierowej. W każdej chwili możesz ją pobrać i wydrukować.

Rejestr Czynności Przetwarzania

Przetwarzanie danych szczególnie wrażliwych wymaga również wdrożenia dodatkowych dokumentów i procedur. Jedną z takich czynności, które należy w tym przypadku dokonywać jest prowadzenie Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP). Jest to opis czynności, które wykonujesz w swoim gabinecie na danych uzyskanych od klientów.

Po co jest ten rejestr? Najczęściej w prowadzeniu gabinetu pomagać Ci będzie np. księgowa. W ten sposób księgowa również dostaje wgląd w dane Twoich pacjentów. Tymczasem sam fakt, iż ktoś korzysta z usługi psychoterapeuty jest już daną szczególnie wrażliwą. Podobnie może się dziać np. z Twoim informatykiem, który ma dostęp do Twojego komputera z danymi pacjentów, itd. Każda z tych osób musi zawrzeć z Tobą odpowiednią umowę, w której zobowiąże się do zachowania danych w tajemnicy. RCP pozwala na prześledzenie jakie dane pojawiają się w Twoim gabinecie, do kogo trafiają, na jakiej podstawie, na jak długo, etc. Dlatego też w rejestrze należy zawrzeć wszystkie czynności których dokonujesz na danych.

Gotowy wzór Rejestru Czynności Przetwarzania

RCP może się wydawać skomplikowany dlatego też przygotowaliśmy gotowy wzór do pobrania. Uzupełnij go stosownie do Twojego gabinetu i czynności które wykonujesz. Pamiętaj, że rejestr powinien być stale aktualizowany, aby odzwierciedlał bieżące procedury i czynności. Dobrze jest go wydrukować i przechowywać np. w skoroszycie. Pierwsza strona rejestru powinna zawierać dane Administratora oraz jeśli powołano Inspektora Ochrony Danych (co w większości wypadków nie będzie Cię dotyczyło). Gotowy wzór Rejestru Czynności Przetwarzania możesz pobrać tutaj.

Podsumowanie

RODO dla psychologa, coacha czy psychoterapeuty wydaje się dość skomplikowanym zagadnieniem. Całe szczęście z gotowymi wzorami możesz je wdrożyć w łatwy i zrozumiały sposób. Dodatkowo nasz program do gabinetu psychologów i coachów pozwoli Ci to robić w sposób wygodny i bezpieczny. Sprawdź już dzisiaj! 🙂