Wypróbuj DobryGabinet – 5 wskazówek, które pomogą Ci zacząć!

Z początkiem 2020 roku ruszyła rejestracja dla nowych użytkowników DobregoGabinetu. Jeśli jeszcze nie spróbowałaś/-eś naszego programu dedykowanego dla Twojego gabinetu przeczytaj poniżej o 5 rzeczach, które pomogą Ci zacząć. Wypróbuj DobryGabinet – dzięki niemu praca w Twoim gabinecie będzie łatwiejsza i przyjemniejsza, a Ty będziesz mógł/-a Twój gabinet prowadzić praktycznie bez jednej kartki papieru! Oszczędzisz czas i unikniesz wielu administracyjnych czynności.

Wraz z rejestracją i pierwszym testami (jeśli jeszcze nie testowałeś/-aś wypróbuj DobryGabinet teraz!) dowiedzieliśmy się wielu ciekawych rzeczy o potrzebach i wymaganiach naszych użytkowników, poznaliśmy nasze słabe i mocne strony i byliśmy w stanie przeprowadzić pierwsze poprawki. Zobaczcie poniżej co udało nam się poprawić i co możecie zrobić, aby udało użytkownicy mogli jeszcze wygodniej korzystać z naszej aplikacji.

Jeśli jeszcze nie jesteś na naszej liście mailingowej możesz teraz do niej dołączyć (np. na dole tej strony). Piszemy o przydatnych informacjach dla terapeutów i coachów. Zapraszamy również do śledzenia naszego profilu na facebooku.

Rejestracja

Rejestracja jest bardzo prosta i nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami. Oczywistym dla nas jest to, że stworzenie konto nie zobowiązuje użytkownika do żadnych opłat. Dlatego też już teraz możesz założyć konto i sprawdzić program bez żadnego ryzyka.

Aby się zarejestrować wystarczy wejść na stronę z rejestracją i podać adres email i hasło.

Jeśli masz konto na Google możesz po prostu zarejestrować się z jego pomocą. Procedura rejestracji jest wówczas błyskawiczna. Nie musisz podawać adresu email ani hasła, rejestracji wiąże się wówczas jedynie z dwoma kliknięciami!

Jednym z pytań jakie otrzymaliśmy było pytanie o konieczne opłaty. Tymczasem każdy może założyć darmowe konto, zupełnie bez opłat. Nie ma oczywiście żadnych opłat za założenie konta czy aktywację. Wszystkie opłaty opisaliśmy na naszej stronie z cennikiem, a jeśli teraz zapiszesz się na nasz newsletter dostaniesz dodatkowe 30 dni za darmo! Dlatego wypróbuj DobryGabinet bez dodatkowych konsekwencji – niczym nie ryzykujesz!

Anna Przykładowa – Twój „pierwszy” pacjent

Po zalogowaniu w systemu widoczny jest „pierwszy pacjent”. To fikcyjna Anna Przykładowa, która jest tworzona dla każdego nowo zalogowanego użytkownika. Na jej przykładzie można zobaczyć jak wyglądają spotkania w kalendarzu, notatki z sesji czy faktury. Możesz w ten sposób zobaczyć co program potrafi zrobić dla Ciebie.

Po kliknięciu na spotkanie Anny Przykładowej w kalendarzu pojawia się okienko ze szczegółami tego spotkania.
Widoczne szczegóły to: data, godzina oraz czas trwania spotkania.

W łatwy sposób możesz zaznaczyć czy pacjent pojawił się na czas, typ spotkania, oraz czy pacjent zapłacił za spotkanie.

Możesz też dodać notatkę z tego spotkania albo podejrzeć notatki z poprzednich spotkań.

W kolejnych wpisach będziemy opisywać do czego służą te pola i jak najlepiej je wykorzystać! Warto śledzić nasz blog i newsletter aby nie przegapić przydatnych informacji.

Szczegóły pacjenta

Czas sprawdzić kartotekę pacjentów! Z tego miejsca można również dodać nowego pacjenta, edytować jego dane, przeglądać historię spotkań. Dla zwiększenia porządku lista dzieli się na aktywnych i przeszłych pacjentów.

Twoich pacjentów znajdziesz w kartotece pacjentów widocznej po kliknięciu na zakładkę Pacjenci.

Znajdziesz tutaj wszystkich pacjentów aktualnie w terapii.

Możesz tu również dodać nowego pacjenta klikając na przycisk „+ Dodaj nowego pacjenta„

Jeśli klikniesz na Annę Przykładową zobaczysz Twoją historię spotkań z pacjentem, notatki ze spotkań, załączniki do sesji czy wystawione faktury.

W jednym miejscu możesz również zobaczyć statystyki dotyczące tego pacjenta, czyli liczbę wszystkich spotkań oraz liczbę spotkań odwołanych.

Ustaw Twój gabinet

Kliknij proszę zakładkę ‚Mój gabinet‚. Zobaczysz ekran z „Przykładowym gabinetem Psychoterapii i Coachingu„. Warto ustawić tutaj swoje własne dane klikając przycisk Edytuj na dole.

Dlaczego warto to zrobić? Te dane widnieją na wystawianych przez Ciebie pacjentom fakturach czy dokumentach RODO generowanych dla pacjentów. Wpisz Twoje dane aby np. faktury miały dobre dane! 🙂

Jeśli już tu jesteś kliknij zakładkę ‚Usługi‚ aby zobaczyć typy spotkań w Twoim gabinecie.

Wiemy, że masz różne typy spotkań: konsultacje, terapię długoterminową, terapię przez skype, coaching, coaching w pakiecie, etc. Twój typ spotkań będzie zależał od tego w jaki sposób pracujesz, może się zmieniać i wymagać elastyczności. Mamy tego świadomość.

Dlatego każde z tych spotkań może mieć inną cenę, nazwę oraz inny czas trwania.

Możesz też wybrać domyślne spotkanie, które Twój kalendarz będzie podpowiadał jako domyślne.

W ten sposób:

• Ustawiając spotkanie nie musisz ustawiać jego końca ( kto używa Google Calendar wie, że może być to uciążliwe! ) – koniec spotkania sam ustawi się w kalendarzu na podstawie wpisanej przez Ciebie długości spotkania,
• Łatwo będziesz mógł/-a podliczyć dochody i wystawić fakturę, bo każde spotkanie ma swoją cenę. Koniec z koszmarem podliczenia na koniec miesiąca jeśli masz różne spotkania!
• Od razu będziesz wiedzieć jaki to typ spotkania. Inaczej przygotujesz się do coachingu, terapii czy terapii grupowej. W kalendarzu zobaczysz różne spotkania i będzie Ci z nim znacznie łatwiej pracować, będzie bardziej przejrzyście.

RODO

Jeśli brakuje Ci jeszcze odpowiedniej zgody na przetwarzanie danych wrażliwych albo nie wiesz jak ją dobrze przechowywać to rozwiązanie znajdziesz w DobrymGabinecie. Wystarczy kliknąć zakładkę „Dokumenty” z lewego głównego menu, a następnie wybrać pacjenta, dla którego chcesz wygenerować zgodę. Po wybraniu i zatwierdzeniu przyciskiem ‚Pobierz’ program wygeneruje dla Ciebie zgodę na przetwarzanie danych z konkretnymi danymi Twojego gabinetu oraz danymi pacjenta.

Tak wygenerowaną zgodę wystarczy wydrukować i dać pacjentowi do podpisania. Niektórzy z Was pobierają zgody bezpośrednio na tablecie – brawo za świetny pomysł! 🙂

Pamiętaj, aby przed wygenerowaniem zgody dla prawdziwych pacjentów ustawić poprawne dane dla Twojego gabinetu. Możesz to zrobić wchodząc w zakładkę „Mój gabinet” tak jak opisaliśmy wyżej.

Podpisaną zgodę możesz sfotografować/zeskanować i załączyć do kartoteki pacjenta w program. Wystarczy wejść do edycji profilu pacjenta (przycisk ‚Edytuj’ pod nazwą pacjenta w jego widoku) i załączyć odpowiedni plik. Nie musisz przechowywać papierowej wersji zgody jeśli załączyłaś/-eś ją w programie! 🙂

Faktury

Jeśli wystawiasz faktury dla swoich pacjentów to w programie możesz to zrobić na wiele sposobów. Najłatwiej będzie jednak wybrać opcję ‚Faktury‚ z lewego, głównego menu. W widoku faktur możesz podejrzeć wystawione faktury w wybranym okresie. Jeśli chcesz wystawić nową fakturę kliknij przycisk ‚Wystaw fakturę‚, a pojawi się wówczas okienko tak jak to poniżej.

Możesz wystawić fakturę do obytych spotkań (Wybierz z listy) lub stworzyć dowolną fakturę (Wpisz ręcznie) .

Kliknij opcję ‚Wybierz z listy‚. Zobaczysz wtedy okienko z wyborem pacjenta dla którego chcesz wystawić fakturę. Wybierzmy naszą Annę Przykładową. W kolejnym kroku zobaczysz wzór faktury z danymi Twojego gabinetu (pamiętaj aby go odpowiednio ustawić w zakładce ‚Mój gabinet’!) i danymi pacjenta. A zatem nie musisz za każdym razem szukać tych danych i wpisywać je na nowo.

We wzorze faktury kliknij ‚Dodaj wiersz‚ a następnie ‚Wybierz z listy’.

W okienku, które się pojawi zobaczysz listę odbytych spotkań, do których nie było jeszcze wystawionych faktur.

W ten sposób nie będziesz musiał/-a szukać w kalendarzu, do których spotkań wystawiłeś/-aś już fakturę a do których jeszcze nie!

Po wybraniu odpowiednich spotkań program wstawi je do wzoru faktury i odpowiednio podsumuje. Jeśli wszystkie dane się zgadzają kliknij ‚Wystaw fakturę‚ aby faktura była gotowa. Program sam numeruj za Ciebie dokumentu i przechowuje w aplikacji. Nie musisz już szukać poprzednich numerów czy sortować je w różnych folderach. Każdą fakturę możesz teraz pobrać jako PDF lub wysłać mailem do pacjenta bezpośrednio z programu.

Cały czas ulepszamy program. Potrzebujemy Twoich wskazówek!

Cały czas pracujemy nad rozwojem DobregoGabinetu i zmieniamy go dla Ciebie. Dlatego też bardzo cenne są dla nas wszystkie Twoje wskazówki i uwagi. Jeśli chcesz nam coś powiedzieć, podzielić się swoją opinią lub uwagę to koniecznie napisz do nas na adres kontakt@dobrygabinet.com lub wyślij do nas wiadomość z naszej strony na facebooku.

Brakuje nam jeszcze dedykowanej aplikacji na Twój smartfon. Planujemy wydanie aplikacji w późniejszym terminie. Natomiast już w tej chwili możesz obsługiwać swój gabinet przez przeglądarkę w Twoim telefonie.

Podsumowanie

Jeśli jeszcze nie spróbowałeś/-aś zachęcamy Cię do rejestracji w DobrymGabinecie! Wypróbuj DobryGabinet już teraz! W ten sposób będziesz w stanie łatwiej i szybciej prowadzić swój gabinet, bezpiecznie, zgodnie z RODO i ze spokojnym sumieniem o Twoje dane. Czekamy na Wasze komentarze i opinie o programie! 🙂