5 największych wyzwań w gabinecie coacha w 2019 r.

Zakładasz, że Twoja praca z klientem, w trakcie spotkań pochłania najwięcej Twojego czasu i uwagi. Pewnie tak jest, ale czy wiesz ile czasu zajmują Ci sprawy administracyjne? Zobacz na czym się skupiasz, często nie zwracając nawet uwagi na to, jak bardzo jest to czasochłonne.

Prowadzenie gabinetu coacha to sporo wyzwań. Są to przede wszystkim nowe sytuacje z klientami, ich wyzwania i wspólne poszukiwanie odpowiedzi na blokady, wewnętrzne ograniczenia i obawy. Twoje zadanie to radzenie sobie z nimi, pokonywanie lęków wspólnie z klientem i towarzyszenie mu na ścieżce rozwoju osobistego. Coach musi być dostępny dla klienta i wskazywać mu błędy czy kierunki rozwoju bez udzielania odpowiedzi wprost. To duża odpowiedzialność, która wymaga zaangażowania w proces klienta, przygotowania do sesji, uzupełnienia wiedzy, konsultacji i superwizji. Dobry coach, podobnie jak nauczyciel w szkole, musi przygotować lekcje w domu, przed zajęciami, aby stanąć przed swoim uczniem z dobrze dobranym zestawem ćwiczeń i wiedzy.

Czy wiesz co jeszcze zajmuje czas każdego coacha? Zobacz naszą listę 5 rzeczy, które pochłaniają najwięcej Twojego czasu, zobacz co możesz zrobić, aby nie było to aż tak absorbujące.

1. Dbanie o aktualizacje kalendarza

W idealnym świecie Twoi klienci umawiają się na spotkania i pojawiają na nich zgodnie z planem. Niestety, część z nich w ostatniej chwili odwołuje sesje albo chce zmienić ich termin. Ktoś zadzwonił, że w tym tygodniu ma ważne spotkanie i musicie przesunąć wasz coaching na jutro. Inna osoba musi wyjechać w delegację i nie będzie dostępna aż do czwartku. Koniecznie jednak chce się spotkać, ponieważ ma kilka ważnych przemyśleń, które chciałby wdrożyć, ale najpierw musi je z Tobą przedyskutować. Z drugiej strony Twój kalendarz jest dostępny dla nowych klientów, którzy chcą przyjść na pierwsze spotkanie, być może bezpłatną konsultację. Klienci dzwonią i umawiają się na nowe spotkania. Starasz się umówić ich w wolne terminy, zwolnione przez innych klientów. Oni niestety też czasem rezygnują, nie przychodzą albo zmieniają terminy. Ogarnięcie Twojego kalendarza to nie lada zadanie, zwłaszcza gdy chcesz ułożyć spotkania optymalnie, jedno po drugim, bez straty Twojego czasu i pieniędzy.

2. Notatki ze spotkań i superwizji

W trakcie coachingu prowadzisz notatki, aby śledzić proces i rozwój Twojego klienta. Bez notatek nie sposób pamiętać wszystkich szczegółów i detali, które są kluczowym elementem w procesie rozumienia Twojego klienta i planowania jego ścieżki rozwoju. Notatki przydadzą Ci się również w trakcie superwizji, na ich podstawie charakteryzujesz swojego klienta i opisujesz przebieg procesu coachingowego. Własne zapiski stanowią podstawę w procesie wyciągania wniosków z odbytych spotkań i unikania błędów. Z tego powodu są przydatne także do prowadzenia kolejnych spotkań z klientem. Niestety, łatwo się w nich pogubić. Trudno jest zachować je w odpowiedniej kolejności i nie pogubić ich w trakcie trwania całego coachingu, który często jest procesem rozciągniętym w czasie nawet do kilku miesięcy. Tymczasem notatki są jednym z podstawowych elementów Twojej pracy! Kwestia przechowywania i szybkiej dostępności notatek wydaje się trudniejsza jeśli weźmiesz pod uwagę, że często pracujesz z dziesięcioma , dwunastoma, a może nawet szesnastoma klientami w tym samym okresie. Przy tej liczbie zachowanie porządku i ładu staje się osobnym zadaniem!

3. Faktury i płatności

Większość Twoich klientów rozlicza coaching w kosztach swojej firmy. Dlatego też za swoje usługi musisz wystawić odpowiednią fakturę. Każda z faktur, którą wystawiasz musi zawierać:

• datę wystawienia,
• datę sprzedaży,
• dane Twojego klienta,
• Twoje pełne dane z numerem konta,
• odpowiedni numer,
• stawkę oraz liczbę odbytych albo zaplanowanych spotkań,
• sposób płatności,
• datę płatności,

Oczywiście każdą fakturę najlepiej jest wysłać mailem do klienta. Tutaj również musisz pamiętać o tym, że dla części klientów faktury będziesz kierować do działów płatności, a nie bezpośrednio do osoby coachowanej. Najczęściej w swojej działaności będziesz korzystać z pomocy księgowej, która również będzie potrzebować od Ciebie wystawionych faktur. Każdą fakturę musisz odpowiednio przechować przez cały okres wymagany przepisami skarbowymi dbając jednocześnie o zachowanie ciągłości numeracji. Jeśli pomnożysz liczbę faktur razy liczbę klientów powstaje kolejne zadanie, na którego wykonanie musisz zarezerwować odpowiedni czas w każdym, kolejnym miesiącu.

4. Umowy i inne dokumenty

Przed rozpoczęciem procesu coachingu musisz zawrzeć odpowiedni kontrakt z Twoim klientem. Taka umowa musi zawierać, między innymi, następujące punkty:

• Zakres coachingu – co chcecie osiągnąć, jaki będzie zakres waszych działań,
• Twoje dane,
• Dane Twojego klienta,
• Stawkę za każde spotkanie,
• Sposób uiszczania płatności,
• Jak często, gdzie i na jak długo będziecie się spotykać,
• Jaka jest przewidywana długość procesu,
• Obowiązki osoby coachowanej,
• Twój zakres obowiązków w trakcie trwania coachingu.

To ważny dokument i w razie wątpliwości pomoże Wam rozwiązać ewentualne roszczenia i niedomówienia. Warto więc jeśli będziesz miał go pod ręką i będzie on łatwo dostępny. Czasami roszczenia klientów pojawiają się po zakończeniu procesu. Wówczas również umowa będzie ważnym aspektem przy rozwiązywaniu wątpliwości.

5. RODO

Od maja 2018 wszystkich obowiązują przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych zwane w skrócie RODO. Dotyczą one również coachów, którym klienci powierzają wiele swoich danych. Osoby coachujące innych dowiadują się od swoich podopiecznych o wielu aspektach ich pracy, dochodach, klientach, planach zawodowych, planach ich firm, etc. Ta wiedza jest objęta tajemnicą, zgodnie z umową zawartą pomiędzy stronami. Zgodnie z przepisami powinna być odpowiednio, stosownie do ryzyka jej ujawniania oraz wagi tych informacji, chroniona i przechowywana. Na dodatek każdy klient powinien być powiadomiony o tym, kto jest administratorem jego danych, jak jego dane będą przetwarzane, gdzie i jak może uzyskać do nich wgląd, jak może je sprostować i jak długo jego dane będą przetwarzane. W razie kontroli lub wycieku danych Urząd Ochrony Danych Osobowych będzie sprawdzał wypełnienie tych wszystkich obowiązków, zachowanie odpowiednich procedur i praktyk. Podstawą obrony przed zarzutami będą odpowiednio sporządzone dokumenty i wdrożone procedury.

Czy jest na to sposób?

Tak – możesz skrócić czas jaki poświęcasz na czynności administracyjne i ułatwić sobie wykonywanie tych wszystkie czynności. Wychodząc naprzeciw tym wyzwaniom stworzyliśmy program do gabinetu coacha, którego funkcjonalności są szyte na miarę coacha w taki sposób, aby ułatwić i zautomatyzować pracę coacha w tych wszystkich punktach. W naszym programie do gabinetu znajdziesz profesjonalny kalendarz, specjalnie przygotowane miejsce na notatki i dane pacjenta, czy umowy z klientem. Będziesz prowadzić dokumentację zgodnie z RODO, a wszystkie dane będą bezpiecznie przetwarzane i szyfrowane. Dzięki temu zyskasz czas i spokojną głowę, będziesz mógł poświęcić uwagę swoim klientom, ulubionym zadaniom i rozwojowi, a sprawy administracyjne zostawisz nam. Wypróbuj zatem w praktyce i zobacz korzyści już teraz!