Jak otworzyć gabinet psychologiczny?

Jak w 10 krokach otworzyć gabinet psychologiczny i prowadzić go z powodzeniem?

W dzisiejszych czasach, kiedy coraz więcej osób boryka się z problemami natury psychicznej, wsparcie psychologiczne i psychoterapeutyczne staje się coraz bardziej potrzebne. W tej sytuacji otwarcie własnego gabinetu psychologicznego może dać Ci nie tylko wiele satysfakcji z pomocy innym ludziom, ale także pewne źródło dobrego dochodu. Jednak, aby to zrobić, potrzebna jest nie tylko pasja, lecz również wiedza i doświadczenie biznesowe. Poniżej znajdziesz 10 kroków, które pomogą Ci otworzyć własny gabinet psychologiczny i skutecznie go prowadzić.

Krok 1: Jakie są formalności związane z otwarciem gabinetu psychologicznego?

Otwarcie własnego gabinetu psychoterapeutycznego to niezłe wyzwanie. Wymaga bowiem od przyszłych właścicieli dokładnego zapoznania się z formalnościami i wymogami wynikającymi z przepisów prawa lub organizacji zrzeszających psychoterapeutów. W zależności od kraju i regionu, w którym chcesz otworzyć gabinet psychologiczny, wymagania te mogą się różnić, ale ogólnie potrzebne będą następujące dokumenty:

• Dyplom ukończenia studiów wyższych z kierunku psychologicznego – jest to podstawowy dokument, który poświadcza posiadanie kwalifikacji do wykonywania zawodu psychologa. W przypadku psychoterapeuty mogą to być także dyplomy ukończenia innych, wybranych kierunków humanistycznych, np. socjologii.
• Zaświadczenie o odbyciu praktyk – aby uzyskać prawo do wykonywania zawodu, konieczne jest odbycie praktyk w szpitalach, klinikach lub innych instytucjach medycznych. Zaświadczenie to stanowi potwierdzenie ukończenia praktyk.
• Ubezpieczenie OC – co prawda posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w działalności psychologicznej czy psychoterapeutycznej nie jest aktualnie obowiązkowe, niemniej jednak będzie ono bardzo przydatne w przypadku ewentualnych błędów w sztuce. Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej, przygotowaliśmy odrębny wpis na ten temat: Ubezpieczenie OC dla terapeuty w 2023 r. Zobacz, co da Ci ubezpieczenie, jakie są opcje i czy warto się ubezpieczyć.
• Inne dokumenty zależne od wymogów danego zrzeszenia psychoterapeutów.
• Wpis na listę psychologów? – teoretycznie zgodnie z przepisami wymagany do legalnego posługiwania się tytułem zawodowym psychologów. W praktyce ustawa jest dopiero na etapie wdrożenia a Polskie Towarzystwo Psychologiczne prowadzi rejestry psychologów na potrzeby przyszłego samorządu (Regionalnych Izb Psychologów).

Chcesz wiedzieć, jak wygląda prawny status psychoterapeutów w Polsce? Przeczytaj nasz wpis na ten temat: Zawód psychoterapeuty w Polsce okiem prawnika.

Krok 2: Rozpoczęcie działalności gospodarczej, uzyskanie numeru NIP i REGON

Aby móc prowadzić gabinet psychologiczny, kolejnym krokiem będzie formalne rozpoczęcie działalności gospodarczej. Prowadzenie własnego gabinetu stanowi bowiem jej formę. Można ją wykonywać po uzyskaniu wpisu do centralnej ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG) albo po zarejestrowaniu spółki prawa handlowego w Krajowym Rejestrze Sądowym. W większości przypadków jednak na początku Twojej drogi jako terapeuta najlepiej sprawdzi się indywidualna działalność gospodarcza (ew. spółka cywilna z innym terapeutą). Dlatego skupimy się na formalnościach związanych właśnie z nią. W celu założenia działalności gospodarczej potrzebne będą:

• Wniosek o wpis do CEIDG – formularz CEIDG-1 (dostępny w tutaj) musi zostać wypełniony i złożony w odpowiednim urzędzie lub internetowo.
• Dokument tożsamości właściciela działalności gospodarczej – dowód osobisty lub paszport.
• Oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do lokalu, którego adres wskazano jako miejsca wykonywania działalności – jeśli posiadasz własny lokal, sprawa jest najprostsza. W innych przypadkach będziesz musiał zawrzeć umowę najmu albo użyczenia (gdy np. ktoś z rodziny użycza Ci lokalu za darmo).
• Oświadczenie dotyczące braku zakazu całkowitego wykonywania działalności gospodarczej.
• Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS. Zrobisz to dołączając do wniosku formularze ZUS ZZA lub ZUS ZUA. Możesz dodatkowo zgłosić do ubezpieczenia członków swojej rodziny dołączając do wniosku CEIDG-1 (formularz ZUS ZCNA) oraz pracowników twojej firmy (formularz ZUS ZUA lub ZZA).
• Jeśli planujesz być VATowcem, do wniosku o wpis do CEIDG możesz załączyć także formularz VAT-R, który zostanie przekazany do odpowiedniego urzędu skarbowego.

Twój wpis pojawi się w bazie przedsiębiorców w ciągu 1 dnia roboczego od podpisania wniosku (dla obywateli Unii Europejskiej), lub w ciągu 30 dni od podpisania wniosku (dla osób spoza Unii).

Na podstawie wniosku CEIDG-1, uzyskasz numer NIP i REGON oraz zostaniesz automatycznie zgłoszony do KRUS albo odpowiednio do ZUS jako płatnik składek ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego. Zostaniesz również zgłoszony do urzędu skarbowego jako podatnik i ew. płatnik VAT.

Krok 3: Jaki rodzaj działalności wybrać otwierając gabinet psychologiczny?

Kolejnym krokiem jest wybór rodzaju działalności, którą chcesz prowadzić. Według polskiej klasyfikacji działalności, w przypadku gabinetu psychoterapeutycznego możesz wybrać kilka różnych rodzajów działalności, takich jak:

• Indywidualna praktyka lekarska – jeśli posiadasz kwalifikacje lekarskie i chcesz wykonywać zawód psychoterapeuty jako lekarz, możesz założyć indywidualną praktykę lekarską.
• Indywidualna praktyka psychologiczna – jesteś psychologiem i chcesz wykonywać zawód psychoterapeuty jako psycholog, możesz założyć indywidualną praktykę psychologiczną.
• Indywidualna praktyka psychoterapeutyczna – jeśli nie posiadasz prawa wykonywania zawodu lekarza lub psychologa, ale ukończyłeś kursy z zakresu psychoterapii, możesz założyć indywidualną praktykę psychoterapeutyczną.

W zależności od tego, czy Twój gabinet chcesz prowadzić samemu czy wspólnie z innymi terapeutami, możesz wybrać:

• Jednoosobową działalność gospodarczą – jeśli planujesz prowadzić gabinet terapeutyczny samodzielnie, jednoosobowa działalność gospodarcza – to najlepsze rozwiązanie.
• Spółkę cywilną – jeśli planujesz prowadzić gabinet psychologiczny razem z innymi osobami.
• Spółkę prawa handlowego – jeśli planujesz działalność na szerszą skalę, np. w formie większego ośrodka psychoterapeutycznego.

Ważne jest, aby wybrać rodzaj działalności, który najlepiej odpowiada nie tylko Twoim kwalifikacjom i umiejętnościom, ale także potrzebom biznesowym i podatkowym.

Krok 4: Znajdź lokal na gabinet psychologiczny

Następnym krokiem jest znalezienie odpowiedniego lokalu. Musi to być przestrzeń, która nie tylko pozwoli Ci wygodnie i bezpiecznie wykonywać pracę, ale także zapewni odpowiednią atmosferę Twoim pacjentom. Twoi pacjenci bowiem często będą przychodzić do Ciebie z ciężkimi problemami. Dlatego ważne jest, aby czuli się komfortowo nie tylko z Tobą, ale także w Twoim gabinecie.

Przy tym nie można zapominać o kosztach – wybierz lokal, który Cię po prostu nie zrujnuje lub nie pozbawi dużej części Twojego zarobku. Jest to ważne szczególnie na początku drogi, gdy dopiero będziesz budować bazę klientów.

Wybierając lokal, warto zwrócić uwagę na:

• Lokalizację – powinna być łatwo dostępna dla Twoich pacjentów i dobrze skomunikowana z innymi częściami miasta.
• Rozmiar – lokal powinien być wystarczająco przestronny, aby pomieścić niezbędne meble, a także umożliwić komfortową przestrzeń dla pacjentów.
• Wyposażenie – lokal powinien mieć wymagane wyposażenie, takie jak meble, oświetlenie, system wentylacyjny i inne niezbędne urządzenia (klimatyzacja latem może mieć dla niektórych pacjentów niemałe znaczenie przy wyborze terapeuty).
• Koszty – poza czynszem najmem czy ceną zakupu, a nawet gdy lokal ktoś Ci użyczy za darmo, nie zapominaj o dodatkowych kosztach takich jak czynsz dla spółdzielni czy wspólnoty mieszkaniowej i opłaty za media. Ważne jest, aby dobrze je oszacować i zdecydować, ile jesteś gotów zainwestować w wynajęcie lub zakup lokalu, o ile oczywiście ktoś Ci go nie użyczy 😀
• Bezpieczeństwo – lokal powinien być bezpieczny i łatwo dostępny dla Twoich pacjentów, a także mieć odpowiednie zabezpieczenia, takie jak systemy alarmowe i kamery monitoringu. Ma to niebagatelne znaczenie w kontekście bezpieczeństwa wrażliwych danych Twoich pacjentów. Pamiętaj, że zgodnie z RODO ciąży na Tobie prawny obowiązek szczególnego ich zabezpieczenia. Jeżeli masz wątpliwości, jak powinieneś to zrobić, skontaktuj się z nami, chętnie pomożemy 🙂 Jednocześnie nie ma pewniejszej formy przechowywania dokumentacji pacjentów niż bezpieczne środowisko chmurowe, takie jak nasz DobryGabinet.

Krok 5: Jak otworzyć gabinet psychologiczny w wynajmowanym lokalu?

Jeśli zdecydowałeś się na najem lokalu, musisz wykonać kilka dodatkowych kroków przed otwarciem gabinetu:

• Upewnij się, że masz podpisaną umowę najmu. Umowa powinna zawierać szczegóły dotyczące czynszu, długości najmu, terminów płatności i innych ważnych kwestii takich jak termin i warunki wypowiedzenia, koszty dodatkowe czy zakres dopuszczonych modernizacji w lokalu.
• Dostosuj lokal do potrzeb gabinetu. Lokal może wymagać pewnych modyfikacji, takich jak malowanie ścian, wymiana podłogi czy instalacja dodatkowych urządzeń czy zabezpieczeń.

Krok 6: Jakie wykształcenie jest potrzebne?

Aby otworzyć własny gabinet psychologiczny i używać tytułu zawodowego psychologa, co do zasady powinieneś uzyskać wpis na listę psychologów. Listy te jednak jak na razie jeszcze nie powstały (Polskie Towarzystwo Psychologiczne prowadzi rejestry psychologów na potrzeby przyszłego samorządu zawodowego). Warto jednak trzymać rękę na pulsie. Obecnie nie musisz jednak być psychologiem, aby prowadzić gabinet psychoterapeutyczny. Potrzebne jest jednak uzyskanie dodatkowych kwalifikacji. W Polsce wymagane jest ukończenie studiów psychologicznych, medycznych lub innych wybranych studiów humanistycznych (np. socjologii), a także dodatkowego kursu z zakresu psychoterapii. Na koniec uzyskasz wpis na listę psychoterapeutów danego nurtu i stowarzyszenia.

Na marginesie warto zaznaczyć, że zawód psychoterapeuty nie jest jeszcze w Polsce uregulowany. Dlatego wskazane wyżej wymogi nie są wiążące (nie wynikają z przepisów prawa). Chcesz wiedzieć więcej na ten temat, przeczytaj nasz wpis Zawód psychoterapeuty w Polsce okiem prawnika. Pamiętaj jednak, że aby skutecznie pomagać swoim pacjentom, musisz nabyć odpowiednie kwalifikacje. Nie będąc odpowiednio przygotowanym możesz bowiem wyrządzić wiele krzywdy.

Krok 7: Jaki ZUS, gdy otwierasz gabinet psychologiczny?

Zanim otworzysz własny gabinet psychoterapeutyczny, musisz wybrać odpowiedni system ubezpieczeń społecznych. W Polsce do wyboru masz dwa systemy: ZUS lub KRUS. W przypadku gabinetów psychologicznych zazwyczaj będzie to ZUS.

Do ZUS płacisz składki ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego oraz zdrowotnego. Przed rozpoczęciem działalności obowiązkowo musisz więc zgłosić się do ZUS. Koszt składki zdrowotnej zależeć będą od twojego dochodu i wybranej formy opodatkowania.

Ważne jest, aby regularnie opłacać składki. W przypadku ich braku możesz stracić prawo do ubezpieczenia oraz świadczeń z tego tytułu a także grożą Ci odsetki czy nawet grzywna.

Krok 8: Prowadzenie dokumentacji w przypadku gabinetu psychologicznego

Ważnym aspektem pracy w gabinecie psychologicznym czy psychoterapeutycznym jest prowadzenie dokumentacji pacjentów. Mogą to być ankiety, diagnozy, plany terapii i notatki z poszczególnych sesji. Choć w większości przypadków nie będzie to dokumentacja medyczna, o czym przeczytasz więcej w naszym wpisie na ten temat, powinieneś regularnie ją prowadzić, by mieć wgląd w historię terapii. Zgodnie z RODO bowiem pacjent w każdej chwili może jej od Ciebie zażądać i lepiej być na to przygotowanym. Najłatwiej takim żądaniom sprostać, gdy dokumentacja ma formę elektroniczną, co możesz mieć dzięki wygodnym notatkom w aplikacji DobryGabinet.

Ważne jest, aby prowadzić dokumentację w sposób rzetelny i zgodny z zasadami etycznymi, a także dbać o prywatność swoich pacjentów. Szczególnie ważne jest jej zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem. Pamiętaj, że obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Nic prostszego, gdy notatki przechowujesz w bezpiecznej chmurze, co także zapewnia DobryGabinet.

Ponadto, jak każdy przedsiębiorca, będziesz musiał prowadzić dokumentację księgową. Nie radzimy robić tego sami. Choć prowadzenie prostej księgi przychodów i rozchodów nie jest trudne, to jednak zdecydowanie szkoda na to Twojego cennego czasu. Takie zadania zdecydowanie lepiej delegować, a w tym przypadku zdać się na wsparcie fachowego biura księgowego.

Krok 9: Opracuj strategię marketingową dla gabinetu psychologicznego

Aby twój gabinet psychoterapeutyczny dobrze prosperował, musisz przyciągnąć potencjalnych klientów. Pomoże Ci w tym odpowiednia strategia marketingowa. Początkujący przedsiębiorca może nie wiedzieć czym ona jest, a dróg jest wiele. Na pewno jednak warto zacząć od opracowania logotypu i strony internetowej. Witryna internetowa to kamień węgielny każdego współczesnego przedsięwzięcia biznesowego. Na niej umieścisz informacje o sobie, zakresie usług, warunki współpracy czy cennik. Nie zapomnij także o takich dokumentach jak polityka prywatności i baner wyboru preferencji cookie czy odpowiednie informacje pod formularzami kontaktowymi. Jeżeli nie wiesz, jak się do tego zabrać, skontaktuj się z nami, a chętnie Ci pomożemy. Tworząc stronę internetową pamiętaj, że odwiedzający ją najbardziej cenią jej przejrzystość oraz szybkość ładowania.

Możesz również zarejestrować swoją firmę w katalogach branżowych i portalach ogłoszeniowych, a także prowadzić działania i kampanie reklamowe w mediach społecznościowych. Więcej na temat social media znajdziesz w naszym wpisie Terapeuta w mediach społecznościowych? Jak docierać do pacjentów?

Ważne jest, aby pamiętać, że reklama twojego gabinetu psychoterapeutycznego powinna być subtelna i skupiać się na wartości, jaką oferujesz swoim klientom, a nie na samym produkcie.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat marketingu Twoich usług, przeczytaj nasze poradniki w pigułce: Jak terapeuta znajduje pacjentów? Które metody są najskuteczniejsze? oraz Jak promować gabinet i ośrodek terapeutyczny?

Krok 10: Rozwijanie swoich umiejętności jako psychoterapeuta

Aby być skutecznym psychoterapeutą i osiągać sukces w swojej pracy, ważne jest, aby stale rozwijać swoje umiejętności i wiedzę.

Możesz uczestniczyć w szkoleniach, warsztatach i konferencjach dotyczących psychoterapii oraz podejmować się pracy z różnymi grupami pacjentów. Możesz zacząć od:

• ukończenia jednej ze szkół psychoterapii,
• udziału w kursach specjalizacyjnych,
• uzyskania certyfikacji,
• udziału w szkoleniach i konferencjach,
• przystąpienia do jednego ze stowarzyszeń zrzeszających psychoterapeutów.

Podsumowanie

Podsumowując, otwarcie gabinetu psychologicznego czy psychoterapeutycznego wymaga połączenia wiedzy z zakresu psychologii oraz biznesu. Potrzebna jest odpowiednia dawka pasji, ale również odpowiedzialności i doświadczenia. W tym artykule przedstawiliśmy 10 kroków, jak otworzyć gabinet psychologiczny, które pomogą Ci w prowadzeniu własnej praktyki. Od formalności związanych z zakładaniem działalności gospodarczej, przez wybór rodzaju działalności, znalezienie odpowiedniego lokalu, aż po rozwijanie swoich umiejętności i skuteczny marketing Twojego nowego biznesu. Będąc dobrze przygotowanym i mając odpowiednie podejście, możesz osiągnąć sukces i pomagać ludziom w potrzebie w swoim własnym gabinecie psychologicznym. Mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu pytanie „Jak otworzyć gabinet psychologiczny?” nie będzie już dla Ciebie zagadką.