Jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa, psychoterapeuty czy coacha? Zobacz, jak możesz optymalizować podatki w Twoim gabinecie.

Jeśli zastanawiasz się, jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa, psychoterapeuty, logopedy czy coacha, przyda Ci się ten wpis! Dowiesz się z niego, które koszty możesz odliczyć i jak je ewidencjonować. A wszystko po to, aby płacić niższe podatki.

Jeśli jako terapeuta, psycholog, logopeda czy coach prowadzisz własną działalność gospodarczą, to – o ile jesteś zainteresowany odliczeniem kosztów działalności – swoje dochody rozliczasz na jeden z dwóch sposobów: wg skali podatkowej lub liniowo. Podatek, który odprowadzasz naliczany jest od podstawy, jaką są przychody minus koszty. Dlatego też podatek dochodowy możesz zmniejszyć zwiększając koszty i tym samym zmniejszając podstawę opodatkowania. Ważną kwestią, w kontekście zmniejszenia podatku, jest odpowiedź na pytanie, jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa, terapeuty, logopedy czy coacha?

Przygotowaliśmy wyjaśnienie czym są koszty, które z nich możesz rozliczać w ramach swojej działalności terapeuty lub coacha i jak je udokumentować w taki sposób, aby w razie potencjalnej kontroli, urząd skarbowy nie miał zastrzeżeń.

Jeśli chcesz rozwijać swój gabinet psychologa, psychoterapeuty, logopedy czy coacha i być na bieżąco z nowościami w prawie i finansach, koniecznie zapisz się na nasz newsletter (np. na dole tej strony bloga) i polub naszą stronę na Facebooku lub zaobserwuj profil na Instagramie.

Zacznijmy jednak od VAT, ponieważ w przypadku terapeutów i coachów ten aspekt różni się od rozliczeń VAT typowego przedsiębiorcy.

VAT w kosztach?

Pracując jako coach lub terapeuta ze względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej możesz być zwolniony z VAT (zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 18- 19a ustawy o VAT). Z tego powodu możesz nie mieć możliwości odliczania VAT z ceny danego towaru czy usługi. Na przykład kupując komputer do gabinetu za 2000 zł (co stanowi typowy koszt firmy) nie możesz dodatkowo odliczyć 23 % VAT, czyli w tym przypadku 373,98 zł. Z jednej strony nie musisz więc doliczać VAT do swoich usług, dzięki czemu są one tańsze. Z drugiej strony jednak nie możesz go odliczyć przy zakupach „na firmę” tak jak zazwyczaj robią przedsiębiorcy.

Przychody w Twoim gabinecie

Prowadząc swój gabinet osiągasz przychody z różnych źródeł. W zależności od typu Twojej działalności będą to m.in.:

• przychody z sesji z pacjentami,
• spotkania coachingowe z klientami,
• dochód z pracy na etacie, jeśli jesteś zatrudniony/-a w placówce zdrowia psychicznego, szkole, ośrodku zdrowia, etc.
• kontrakt z NFZ,
• prowadzenie szkoleń,
• wynajem sal,
• udostępnianie pokojów/sal innym terapeutom na godziny,
• pisanie artykułów do czasopism branżowych,
• przychody z tytułu praw autorskich za wydane książki.

Aby jednak uzyskiwać przychody, najczęściej musisz także ponosić związane z tym koszty. Wszystko co jest Ci potrzebne do tego, aby prowadzić swoją działalność, obsłużyć, znaleźć i przyjąć pacjenta czy klienta, zazwyczaj generuje koszty uzyskania przychodu. Aby odpowiedzieć na pytanie, które koszty uzyskania przychodu można odliczyć w działalności psychologa, psychoterapeuty, logopedy czy coacha, przyjrzyjmy się najpierw co się na nie składa i jak je prawidłowo udokumentować.

Czym są koszty firmowe?

Kosztami uzyskania przychodu są wszystkie wydatki jakie ponosisz, aby uzyskać przychód z Twojej działalności. Jaki wydatki kwalifikują się jako koszt uzyskania przychodu, a jakie nie? To zależy od podatnika i tego, czy potrafi wykazać przez Urzędem Skarbowym, iż koszty poniesione są związane z wykonywaną działalnością. Zaliczając więc dany wydatek do kosztów, musisz kierować się zdrowym rozsądkiem, ale pamiętać również o tym, iż jest to objęte pewną interpretacją.

Dokumentowanie kosztów uzyskania

Dokumentem potwierdzającym koszty będą przede wszystkim faktury oraz paragony (pamiętaj o NIP na paragonie o czym pisaliśmy w poprzednim wpisie). Mogą to również być dowody wpłaty z tytułu zawartych umów i wynikające z nich rachunki. Mogę to być również bilety (np. na przejazd pociągiem, autobusem czy przelot samolotem).

Które koszty uzyskania przychodu można odliczyć w działalności psychologa, terapeuty czy coacha?

Kwalifikujące się do odliczenia koszty uzyskania przychodu to bardzo pojemna kategoria. Wszystko zależy od tego, jaki typ działalności prowadzisz. Do kosztów uzyskania możesz zaliczyć:

Koszty związane z biurem i gabinetem:

1. Czynsz.
2. Media (czyli prąd, woda, ciepło).
3. Czynsz Twojego biura, jeśli Twoja działalność ma siedzibę w innym miejscu niż gabinet. Na przykład, jeśli siedzibę firmy masz w domu, a miejsce wykonywania pracy to Twój gabinet. Wówczas możesz zaliczyć część domowego czynszu i mediów jako koszty uzyskania przychodu. Jaki jest to procent? Załóżmy, że wykorzystujesz jeden pokój o powierzchni 15m2. Całkowita powierzchnia mieszkania to 60 m2. W takim przypadku możesz odliczyć 15/60 = 0.25 kosztów generowanych przez Twoje mieszkanie w ramach Twojej działalności gospodarczej.
4. Meble biurowe i wyposażenie Twojego gabinetu. Jeśli w gabinecie potrzebujesz nowego krzesła lub fotela dla pacjenta, to jak najbardziej możesz to zaliczyć do wydatków. Takim wydatkiem może być również szafa pancerna do przechowywania notatek. Taniej i znacznie bezpieczniej wyjdzie jednak trzymanie notatek w DobrymGabinecie 😉 Oczywiście abonament z tego tytułu zwiększy koszty uzyskania przychodu i tym samym obniży podatek dochodowy!
5. Środki czystości. Jeśli wynajmujesz gabinet z pewnością musisz coś w nim wysprzątać, wymyć szyby, umyć podłogę, odkurzyć, zadbać o czystość w toalecie, itp. Dlatego też wydatki na środki czystości również możesz zaliczyć do kosztów Twojej działalności gospodarczej. Jeśli Twoje biuro jest w Twoim domu, to wydatki na „domowe” środki czystości możesz wciągnąć w koszty, jeśli używasz ich do czyszczenia Twojego biura. Należy tutaj jednak zachować umiar i zdrowy rozsądek, aby lista kosztów uzyskania przychodu była zbieżna z prowadzoną działalnością gospodarczą. Koszty zbierasz w celu osiągnięcia przychodów, a nie czyszczenia własnego mieszkania 😉

Lista kosztów uzyskania przychodów związanych z samochodem, komputerem czy telefonem

1. Koszt abonamentu za telefon służbowy.
2. Samochód „wciągnięty” do działalności (czyli wpisany do ewidencji środków trwałych), jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą. Uwaga – inaczej rozlicza się pojazd, który został wzięty w leasing lub najem a inaczej prywatne auto wykorzystywane w działalności gospodarczej. Do tego można zaliczyć wydatki na paliwo, naprawy, eksploatację, koszty przeglądów okresowych, wydatki na nowe opony i ich wymianę, itp. Pamiętaj, że przepisy dotyczące rozliczania kosztów związanych z samochodem są obszerne i mogą stanowić osoby wpis. Najlepiej zapytać o nie księgową 🙂
3. Ubezpieczenie OC (więcej o ubezpieczeniu OC dla psychologa i psychoterapeuty możesz poczytać tutaj).
4. Zakup komputera, tabletu czy smartfona, jeśli jesteś w stanie udowodnić, że wykorzystujesz je do prowadzenia działalności. Obecnie są to jednak standardowe narzędzia pracy i raczej nie powinno być problemu do odliczenia od podatku dochodowego związanych z nim kosztów. Np. jeśli korzystasz z DobregoGabinetu do wystawiania faktur, sporządzania notatek, umawiania wizyt w kalendarzu czy ogarnięcia RODO, a do tego potrzebujesz przecież smartfonu, tabletu czy komputera, to wydatek na tego rodzaju sprzęt będzie kosztem uzyskania przychodu 🙂
5. Abonament za korzystanie z DobregoGabinetu 🙂 Ale oczywiście nie tylko – również koszt innych programów, które wykorzystujesz do pracy (jeśli korzystasz np. z Word’a czy Excela).
6. Być może drukujesz faktury dla klientów czy notatkę ze spotkania na superwizję. W tym celu potrzebujesz drukarki, papieru oraz tuszu. Wówczas również możesz zaliczyć je na poczet wydatków w Twoim gabinecie.
7. Wydatki na dojazd do gabinetu, szkolenia czy konferencje, opłaty za autostradę.

Koszty uzyskania związane z doskonaleniem zawodowym jako terapeuta lub coach:

1. Książki i czasopisma branżowe.
2. Udział w szkoleniach.
3. Udział w konferencjach.
4. Koszt udziału w superwizji.

Koszty uzyskania związane z reklamą i promocją:

1. Wydatki na reklamę w Internecie (Google AdWords czy facebook Ads).
2. Wydatki na reklamę zewnętrzną, wizualną, np. w czasopismach.
3. Zlecenie przygotowanie strony internetowej.
4. Opłata za hosting strony internetowej.
5. Wizytówki, logo.
6. Materiały reklamowe takie jak długopisy, teczki firmowe.
7. Ulotki reklamowe.
8. Warsztaty i spotkania branżowe.

Koszty uzyskania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w biurze lub mieszkaniu:

1. Herbata i kawa w biurze.
2. Papier toaletowy, ręcznik kuchenny, itp.
3. Księgowość dla psychologa.

Jak widać rodzajów kosztów uzyskania przychodu może być całkiem sporo. Koszty te muszą być jednak racjonalne i adekwatnie wysokie. Zbyt wysokie koszty mogą zostać zakwestionowane przez skarbówkę.

Czym są koszty reprezentacji?

Jeśli na przykład do gabinetu kupisz kanapę za 15.000 zł, podczas gdy na rynku są kanapy za 2.000 zł, to urzędnicy skarbówki mogą zakwestionować rozliczenie kosztów tego rodzaju zakupu. Twój zakup można uznać koszt reprezentacyjny, którego nie można zaliczyć do kosztów pomniejszających podatek. Ustawa o PIT zastrzega, iż wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na wydatki gastronomiczne, zakup żywności czy alkohol, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli jednak wykonujesz swoją pracę poza stałym miejscem, możesz rozliczać wydatki na jedzenie i picie w czasie wyjazdu służbowego. Kluczem jest tutaj zachowanie zdrowego rozsądku.

Zobacz również: Jak automatycznie zliczać koszty i przychody w Twoim gabinecie.

Księgowa dla psychologa

Koszty, które można odliczyć z pewnością pomoże zoptymalizować dobra księgowa dla psychologa. Oferta biur, które podpowiedzą co “wrzucić w koszty” jest bardzo duża. Przy wyborze właściwej osoby warto wziąć pod uwagę takie czynniki jak:

• dostępność księgowej, jeśli potrzebujesz częstych konsultacji i masz sporo pytań;
• bliskość biura księgowego, jeśli preferujesz kontakt osobisty lub dostarczasz do księgowej oryginały faktur i paragonów; 
• możliwość załatwienia wszystkich spraw online, jeśli nie potrzebujesz kontaktu osobistego i odpowiada Ci przechowywanie oryginałów dokumentów we własnym zakresie (lub przesyłasz je pocztą, itp.);
• kwalifikacje w zakresie optymalizacji podatkowej; chodzi tutaj o zwiększanie lub obniżenie podstawy opodatkowania czy kosztów uzyskania. Być może starasz się o kredyt na gabinet i w celu zwiększenia zdolności kredytowej wysokość podatku dochodowego powinna rosnąć – można to odpowiednio wykazać w odpowiednio prowadzonej podatkowej księdze przychodów. 

Dobra księgowa dla psychologa również podpowie Ci, co może być kosztem uzyskania przychodu w Twoim konkretnym przypadku. Jak widzisz lista kosztów uzyskania może być długa i z pewnością niniejszym wpisiem nie wyczerpaliśmy tematu. 

Czy psycholog może prowadzić działalność niezarejestrowaną?

Jeśli dopiero zaczynasz swoją ścieżkę zawodową jako psycholog, terapeuta, logopeda czy coach, warto rozważyć nową formę prowadzenia “działalności gospodarczej”. Od 2018 roku możliwe jest prowadzenie tzw. działalności niezarejestrowanej. Ta ulga pozwala Ci na możliwość świadczenia Twoich usług bez zakładania tradycyjnej działalności gospodarczej. Nie wymaga od Ciebie posiadania numeru NIP, REGON czy konta bankowego. Dodatkowo nie jesteś zobligowany do prowadzenia księgowości.  

Kiedy możesz prowadzić działalność niezarejestrowaną?

Działalność niezarejestrowana jest możliwa wyłącznie dla osób fizycznych. Podstawowym kryterium jest wysokość przychodu z działalności, która nie może przekroczyć 50 % kwoty minimalnego wynagrodzenia. Obecnie (stan na 04.2023 r.) minimalne wynagrodzenie wynosi 3490 zł brutto. Dlatego też, aby prowadzić gabinet psychologa czy logopedy bez rejestracji, miesięczny przychód nie może przekroczyć kwoty 1745 zł brutto. Co się stanie w momencie przekroczenia tego progu? Wówczas podatnik powinien założyć normalną działalność gospodarczą. Jeśli jesteś ciekawy ile zarabia psychoterapeuta i jak podnieść zarobki koniec przeczytaj ten wpis.

Gabinet psychologiczny w mieszkaniu

Jeszcze innym sposobem na obniżenie kosztów prowadzenia działalności może być prowadzenie gabinetu psychologicznego we własnym mieszkaniu. Prowadzenie gabinetu w mieszkaniu nie wymaga wynajmu dodatkowego pomieszczenia na spotkania z pacjentami. Możesz dzięki temu uniknąć dodatkowych kosztów. Wydaje się, że szczególnie dzisiaj, w erze cyfrowych spotkań online, jest to jak najbardziej możliwe (o ile rodzaj terapii na to pozwala). Możesz także łączyć pracę w gabinecie z pracą online z domu. Z punktu widzenia kosztów uzyskania przychodu jest to oczywiście jak najbardziej możliwe.

Podsumowanie

W artykule opisaliśmy, jakie koszty można odliczyć od podatku w działalności psychologa, terapeuty, logopedy czy coacha. Opisaliśmy również, jak koszt uzyskania przychodu wpływają na wysokość Twojego podatku poprzez zmniejszenie podstawy opodatkowania oraz jak koszty uzyskania przychodu dokumentować i rozliczać.

Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, koniecznie zapisz się do naszego newslettera (na dole tej strony) i polub naszą stronę na facebooku lub zaobserwuj nasz profil na Instagramie, aby w przyszłości nie przegapić przydatnych informacji. Razem z nami możesz rozwijać swój gabinet i oszczędzać swój czas! Koniecznie sprawdź nasz program do gabinetu terapety czy coacha, który zrobi za Ciebie całą papierkową robotę i pozwoli zaoszczędzić mnóstwo Twojego czasu!