Jeśli zastanawiasz się, jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa, psychoterapeuta czy coacha przyda Ci się ten wpis! Dowiesz się z niego, które koszty możesz odliczyć i jak je ewidencjonować. A wszystko po to, aby płacić niższe podatki.

Jeśli jako terapeuta, psycholog lub coach pracujesz prowadząc własną działalność gospodarczą to swoje dochody rozliczasz na jeden z dwóch sposobów: wg. skali podatkowej lub liniowo. Podatek, który odprowadzasz naliczany jest od podstawy, jaką są przychody minus koszty. Dlatego też podatek dochodowy możesz zmniejszyć zwiększając koszty i tym samym zmniejszając podstawę objętą opodatkowaniem. Ważną kwestią, w kontekście zmniejszenia podatku, jest odpowiedź na pytanie jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa, terapeuty czy coacha?

Przygotowaliśmy wyjaśnienie czym są koszty, które z nich możesz rozliczać w ramach swojej działalności terapeuty lub coacha i jak je udokumentować w taki sposób, aby w razie potencjalnej kontroli, urząd skarbowy nie miał zastrzeżeń.

Jeśli chcesz rozwijać swój gabinet terapeuty czy coacha i być na bieżąco z nowościami w prawie i finansach koniecznie zapisz się na nasz newsletter (np. na dole tej strony bloga) i polub naszą stronę na facebooku.

Zacznijmy jednak od VATu, ponieważ w przypadku terapeutów i coachów ten aspekt różni się od rozliczeń VATu typowego przedsiębiorcy.

VAT w kosztach?

Pracując jako coach lub terapeuta jesteś zwolniony z VATu (zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 18- 19a ustawy o VAT). Niestety, przy odliczaniu kosztów, nie masz możliwości odliczania VATu z danego towaru/usługi. Dlatego też np. kupując komputer do gabinetu za 2000 zł nie możesz dodatkowo odliczyć 23% VATu, czyli w tym przypadku 373,98 zł. Tak więc z jednej strony nie musisz VATu doliczać do swoich usług przez co są one tańsze, a z drugiej strony nie możesz go odzyskiwać z zakupów. Coś za coś.

Przychody w Twoim gabinecie

Prowadząc swój gabinet osiągasz przychody z różnych źródeł. W zależności od typu Twojej działaności będą to:

• przychody z sesji z pacjentami,
• spotkania coachingowe z klientami,
• dochód z pracy na etacie jeśli jesteś zatrudniony/-a w placówce zdrowia psychicznego, szkole, ośrodku zdrowia, etc.
• kontrakt z NFZ,
• prowadzenie szkoleń,
• wynajem sal,
• udostępnianie pokojów/sal innym terapeutom na godziny,
• pisanie artykułów do czasopism branżowych,
• przychody z tytułu praw autorskich za wydane książki,
• itp.

Aby osiągać te przychody najczęściej będziesz ponosić również różnego rodzaju koszty. Wszystko co jest Ci potrzebne do tego, aby prowadzić swoją działaność, obsłużyć, znaleźć i przyjąć pracjenta/klienta generuje koszty. Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa zobaczmy najpierw co je tworzy i jak je udokumentować.

Czym są koszty firmowe?

Kosztami firmowymi są wszystkie wydatki jakie ponosisz, aby uzyskać przychód z Twojej działaności. Co dokładnie jest takim kosztem, a co już nie? To zależy od podatnika i tego czy potrafi wykazać przez Urzędem Skarbowym, iż dany koszt jest związany z wykonywaną działalnością. Zaliczając więc wydatek do kosztów firmowych musisz kierować się zdrowym rozsądkiem, ale pamiętać również o tym, iż jest to objęte pewną interpretacją.

Jak udokumentować koszty?

Dokumentem potwierdzającym koszty będą przede wszystkim faktury oraz paragony (pamiętaj o NIPie na paragonie o czym pisaliśmy w poprzednim wpisie). Mogą to również być dowody wpłaty z tytułu zawartych umów i wynikające z nich rachunki. Mogę to być również bilety (np. na przejazd pociągiem, autobusem czy przelot samolotem).

Jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa, terapeuty czy coacha?

Kosztów w Twoim gabinecie może być całkiem sporo. Wszystko zależy od tego jaki typ działalności prowadzisz. Do kosztów możesz zaliczyć:

Koszty związane z biurem i gabinetem

1. Czynsz, który ponosisz na wynajem gabinetu,
2. Media (czyli prąd, woda, ciepło) jakie opłacasz w gabinecie,
3. Czynsz Twojego biura jeśli Twoja działalność ma siedzibę w innym miejscu niż gabinet. Na przykład jeśli siedzibę masz w domu, a miejsce wykonywania pracy to Twój gabinet. Wówczas możesz również rozliczyć część domowego czynszu i mediów w ramach kosztów firmowych. Jaki jest to procent? Załóżmy, że wykorzystujesz jeden pokój o powierzchni 15m2. Całe Twoje mieszkanie ma powierzchnię 60m2. W W takim przypadku możesz odliczyć 15/60 = 0.25 kosztów za media w Twoim mieszkaniu w ramach Twojej działalności.
4. Meble biurowe i wyposażenie Twojego gabinetu. Jeśli w gabinecie potrzebujesz nowego krzesła lub fotela dla pacjenta to jak najbardziej możesz to zaliczyć do wydatków. Takim wydatkiem może być również szafa pancerna do przechowywania notatek. Taniej i łatwiej wyjdzie jednak trzymanie notatek w DobrymGabinecie 😉
5. Środki czystości: jeśli wynajmujesz gabinet z pewnością musisz coś w nim wysprzątać, wymyć szyby, umyć podłogę, odkurzyć, zadbać o czystość w toalecie, itp. Dlatego też wydatki na środki czystości również możesz zaliczyć do kosztów Twojej działaności. Jeśli Twoje biuro jest w Twoim domu to rownież wydatki na „domowe” środki czystości możesz wciągnąć w koszty, jeśli używasz ich do czyszczenia Twojego biura. Należy tutaj jednak zachować umiar i zdrowy rozsądek.

Koszty związane z samochodem, komputerem czy telefonem

1. Koszt abonamentu za telefon służbowy,
2. Samochód „wciągnięty” do działaności (czyli wpisany do ewidencji środków trwałych), jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą. Uwaga – inaczej rozlicza się pojazd, który został wzięty w leasing lub najem a inaczej prywatne auto wykorzystywane w działaności gospodarczej. Do tego można zaliczyć wydatki na paliwo, naprawy, eksploatację, koszty przeglądów okresowych, wydatki na nowe opony, fakturę na wymianę opon, itp. Uwaga – przepisy dotyczące rozliczania kosztów związanych z samochodem są obszerne i mogą stanowić osoby wpis. Najlepiej zapytać o nie księgową 🙂
3. Ubezpieczenie OC.
4. Zakup komputera, tabletu czy smartfona, jeśli jesteś w stanie udowodnić, iż potrzebujesz ich do pracy w gabinecie. Np. jeśli korzystasz z DobregoGabinetu do wystawiania faktur, sporządzania notatek, kalendarza i RODO na pewno możesz taki wydatek zaliczyć jako koszt Twojego gabinetu 🙂
5. Abonament za korzystanie z DobregoGabinetu 🙂 Ale oczywiście nie tylko – również koszt innych programów, które wykorzystujesz do pracy (jeśli korzystasz np. z Word’a czy Excela).
6. Być może drukujesz faktury dla klientów czy notatkę ze spotkania na superwizję. W tym celu potrzebujesz drukarki, papieru oraz tuszu. Wówczas również możesz zaliczyć je na poczet wydatków w Twoim gabinecie.
7. Wydatki na dojazd do gabinetu, szkolenia czy konferencje.

Koszty związane z Twoją pracą terapeuty czy coacha

1. Książki i czasopisma branżowe,
2. Udział w szkoleniach,
3. Udział w konferencjach,
4. Koszt udziału w superwizji,

Reklama i promocja

1. Wydatki na reklamę w internecie (Google AdWords czy facebook Ads),
2. Wydatki na reklamę zewnętrzną, wizualną, w czasopismach, etc.
3. Strona WWW,
4. Opłata za hosting strony,
5. Wizytówki, logotyp,
6. Materiały reklamowe takie jak długopisy, teczki firmowe, itp.
7. Ulotki reklamowe,
8. Warsztaty i spotkania branżowe,

Koszty związane z biurem

1. Herbata i kawa w biurze,
2. Papier toaletowy, ręcznik kuchenny, itp.
3. Koszt Twojej księgowości,

Jak widać kosztów może być całkiem sporo. Koszty jednak muszą być racjonalne i nie mogą być nieadekwatnie wysokie. Mogą być wówczas zaliczone do wydatków reprezentacyjnych.

Czym są wydatki na reprezentację?

Jeśli na przykład do gabinetu kupisz kanapę za 15.000 zł podczas gdy na rynku są kanapy za 2.000 zł urzędnicy US mogą zakwestionować rozliczenie tego zakupy w ramach kosztów. Twój zakup można uznać koszt reprezentacyjny, którego nie można zaliczyć do kosztów pomniejszających podatek. Ustawa o PIT zastrzega, iż wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na wydatki gastronomiczne, zakup żywności czy alkohol nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Jeśli jednak prowadzisz szkolenia w innym mieście to wówczas, w czasie wykonywania tego zadania, możesz rozliczać wydatki na jedzenie i picie w czasie wyjazdu. Kluczem jest tutaj zachowanie zdrowego rozsądku.

Podsumowanie

W artykule opisaliśmy, jakie koszty można odliczyć od podatku w działalności psychologa, terapeuty czy coacha. Opisaliśmy również jak koszty wpływają na wysokość Twojego podatku oraz jak je dokumentować i rozliczać.

Jeśli spodobał Ci się ten artykuł koniecznie zapisz się do naszego newslettera (na dole tej strony) i polub naszą stronę na facebooku, aby w przyszłości nie przegapić przydatnych informacji. Razem z nami możesz rozwijać swój gabinet i oszczędzać swój czas! Koniecznie sprawdź nasz program do gabinetu terapety czy coacha, które zrobi za Ciebie całą papierkową robotę w Twoim gabinecie i w ten sposób oszczędzi mnóstwo Twojego czasu!