Jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa?

Jeśli zastanawiasz się, jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa, psychoterapeuty, logopedy czy coacha, przyda Ci się ten wpis! Dowiesz się z niego, które koszty możesz odliczyć i jak je ewidencjonować. A wszystko po to, aby płacić niższe podatki.

Jeśli jako terapeuta, psycholog, logopeda czy coach prowadzisz własną działalność gospodarczą, to – o ile jesteś zainteresowany odliczeniem kosztów działalności – swoje dochody rozliczasz na jeden z dwóch sposobów: wg skali podatkowej lub liniowo. Bardzo popularną formą prowadzenia działalności przez psychologów i terapeutów jest jednoosobowa działalność gospodarcza, która daje elastyczność w wyborze formy opodatkowania oraz korzystaniu z ulg podatkowych. Podatek, który odprowadzasz naliczany jest od podstawy, jaką są przychody minus koszty. Dlatego też podatek dochodowy możesz zmniejszyć zwiększając koszty i tym samym zmniejszając podstawę opodatkowania. Ważną kwestią, w kontekście zmniejszenia podatku, jest odpowiedź na pytanie, jakie koszty można odliczyć w działalności psychologa, terapeuty, logopedy czy coacha?

Przy wyborze formy opodatkowania psycholog prowadzący własną działalność gospodarczą powinien dokładnie przeanalizować, która opcja będzie najkorzystniejsza dla jego rozliczeń podatkowych i kosztów związanych z działalnością.

Przygotowaliśmy wyjaśnienie czym są koszty, które z nich możesz rozliczać w ramach swojej działalności terapeuty lub coacha i jak je udokumentować w taki sposób, aby w razie potencjalnej kontroli, urząd skarbowy nie miał zastrzeżeń.

Przekonaj się, jak LOGOhelp zredukował straty finansowe o 70% dzięki DobryGabinet.

Jeśli chcesz rozwijać swój gabinet psychologa, psychoterapeuty, logopedy czy coacha i być na bieżąco z nowościami w prawie i finansach, koniecznie zapisz się na nasz newsletter (np. na dole tej strony bloga) i polub naszą stronę na Facebooku lub zaobserwuj profil na Instagramie.

Zacznijmy jednak od VAT, ponieważ w przypadku terapeutów i coachów ten aspekt różni się od rozliczeń VAT typowego przedsiębiorcy.

Rejestracja działalności

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej jako psychoterapeuta to ważny krok na drodze do samodzielności zawodowej. Aby legalnie prowadzić działalność gospodarczą w tym zakresie, konieczna jest rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Cały proces jest prosty i można go przeprowadzić zarówno online, jak i osobiście w urzędzie gminy lub miasta.

Sprawdź: Jak otworzyć własny gabinet psychologiczny 10 kroków.

Przed przystąpieniem do rejestracji działalności gospodarczej warto przygotować podstawowe informacje, takie jak nazwa firmy, adres prowadzonej działalności, rodzaj wykonywanej działalności (np. psychoterapia, poradnictwo psychologiczne) oraz dane kontaktowe. W formularzu CEIDG należy również określić formę opodatkowania oraz wskazać, czy planujesz być płatnikiem VAT. W przypadku usług psychoterapeutycznych czy psychologicznych najczęściej korzysta się ze zwolnienia z VAT, ale warto to potwierdzić w urzędzie skarbowym lub u doradcy podatkowego (krążą jednak niepotwierdzone informacje, że uchwalenie nowej ustawy o zawodzie psychologa może to zmienić).

Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej otrzymujesz numer NIP, który jest niezbędny do wystawiania faktur i rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Od tego momentu możesz w pełni legalnie prowadzić działalność gospodarczą, rozliczać koszty uzyskania przychodu i korzystać z preferencji podatkowych dostępnych dla przedsiębiorców. Pamiętaj, że prawidłowa rejestracja działalności to podstawa, by móc bezpiecznie rozwijać swój gabinet i korzystać z możliwości, jakie daje własna działalność gospodarcza.

Forma opodatkowania a rozliczanie kosztów

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania to jedna z kluczowych decyzji, jaką musi podjąć psychoterapeuta rozpoczynający działalność gospodarczą. To właśnie od formy opodatkowania zależy, w jaki sposób będziesz mógł rozliczać koszty uzyskania przychodu i jak wpłyną one na wysokość płaconego podatku dochodowego.

Najczęściej wybierane formy opodatkowania to skala podatkowa oraz podatek liniowy. Skala podatkowa pozwala na odliczanie szerokiego katalogu kosztów uzyskania przychodu, takich jak koszty wynajmu lokalu, zakup sprzętu komputerowego, materiały biurowe, szkolenia czy wydatki na reklamę. Dzięki temu możesz realnie obniżyć podstawę opodatkowania i płacić niższe podatki. Podatek liniowy również umożliwia rozliczanie kosztów uzyskania przychodu, jednak stawka podatku jest stała i wynosi 19%, niezależnie od wysokości dochodów. W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, możliwość odliczania kosztów jest ograniczona, ponieważ podatek płacisz od przychodu, a nie od dochodu (czyli nie pomniejszasz przychodu o koszty).

Wybierając formę opodatkowania, warto dokładnie przeanalizować, jakie koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej będziesz ponosić najczęściej. Jeśli planujesz inwestować w rozwój gabinetu lub siebie (szkoła psychoterapii, szkolenia) czy zakup nowego sprzętu, skala podatkowa lub podatek liniowy mogą być korzystniejsze. Pamiętaj, że raz wybraną formę opodatkowania można zmienić, ale tylko w określonych terminach, dlatego decyzję warto skonsultować z księgową lub doradcą podatkowym, aby zoptymalizować koszty uzyskania przychodu i wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do specyfiki Twojej działalności.

Certyfikat zawodowy – koszt uzyskania i utrzymania

Posiadanie certyfikatu zawodowego to nie tylko potwierdzenie Twoich kwalifikacji jako psychoterapeuty, ale wkrótce także obowiązek, jak wynika z projektu nowej ustawy o zawodzie psychoterapeuty.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, sprawdź nasze kompleksowe omówienie projektu ustawy o zawodzie psychoterapeuty i samorządzie zawodowym psychoterapeutów.

Uzyskanie kwalifikacji zawodowych to także realny wydatek, który możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej. Koszty uzyskania certyfikatu zawodowego obejmują opłaty za szkołę psychoterapii, kursy, szkolenia, materiały dydaktyczne oraz egzaminy, które są niezbędne do uzyskania uprawnień zawodowych. Wszystkie te wydatki, poniesione w celu osiągnięcia przychodów z działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu i tym samym obniżyć Twój podatek dochodowy.

Również utrzymanie certyfikatu zawodowego generuje koszty, które warto uwzględnić w rozliczeniach. Do takich wydatków zaliczają się m.in. opłaty za szkolenia ustawiczne, superwizje, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej czy składki członkowskie w organizacjach branżowych. Każdy wydatek związany z podnoszeniem kwalifikacji i utrzymaniem uprawnień zawodowych, jeśli jest bezpośrednio powiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą, może być kosztem uzyskania przychodu.

Aby móc odliczyć te koszty uzyskania przychodu, pamiętaj o właściwym dokumentowaniu wszystkich wydatków – faktury, potwierdzenia przelewów czy zaświadczenia o ukończonych szkoleniach to podstawa w przypadku ewentualnej kontroli urzędu skarbowego. Dzięki temu nie tylko inwestujesz w swój rozwój zawodowy, ale także efektywnie zarządzasz finansami swojej działalności gospodarczej, płacąc niższe podatki i zwiększając konkurencyjność swojego gabinetu.

VAT w kosztach?

Pracując jako coach lub terapeuta ze względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej możesz być zwolniony z VAT (zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 18-19a ustawy o VAT). Podatek VAT dla usług psychologicznych podlega szczególnym zasadom i możliwe jest zastosowanie zwolnienia na podstawie przepisów. Zastosowanie zwolnienia z VAT wymaga spełnienia określonych warunków i może być potwierdzone interpretacją indywidualną wydaną przez Krajową Informację Skarbową. Decyzje dotyczące zwolnienia z VAT są wydawane przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Z tego powodu możesz nie mieć możliwości odliczania VAT z ceny danego towaru czy usługi. Na przykład kupując komputer do gabinetu za 2000 zł (co stanowi typowy koszt firmy) nie możesz dodatkowo odliczyć 23 % VAT, czyli w tym przypadku 373,98 zł. Z jednej strony nie musisz więc doliczać VAT do swoich usług, dzięki czemu są one tańsze. Z drugiej strony jednak nie możesz go odliczyć przy zakupach „na firmę” tak jak zazwyczaj robią przedsiębiorcy.

Przychody w Twoim gabinecie

Psycholog, coach czy terapeuta prowadzi działalność gospodarczą i uzyskuje przychody z różnych źródeł przychodów. W zależności od typu Twojej działalności będą to m.in.:

• przychody z sesji z pacjentami,
• spotkania coachingowe z klientami,
• dochód z pracy na etacie, jeśli jesteś zatrudniony/-a w placówce zdrowia psychicznego, szkole, ośrodku zdrowia, etc.
• kontrakt z NFZ,
• prowadzenie szkoleń,
• wynajem sal,
• udostępnianie pokojów/sal innym terapeutom na godziny,
• pisanie artykułów do czasopism branżowych,
• przychody z tytułu praw autorskich za wydane książki.

Aby jednak uzyskiwać przychody, najczęściej musisz także ponosić związane z tym koszty. Uzyskiwanie przychodów jest bezpośrednio związane z wykonywaniem działalności gospodarczej. Wszystko co jest Ci potrzebne do tego, aby prowadzić swoją działalność, obsłużyć, znaleźć i przyjąć pacjenta czy klienta, zazwyczaj generuje koszty uzyskania przychodu. Aby odpowiedzieć na pytanie, które koszty uzyskania przychodu można odliczyć w działalności psychologa, psychoterapeuty, logopedy czy coacha, przyjrzyjmy się najpierw co się na nie składa i jak je prawidłowo udokumentować.

Czym są koszty firmowe?

Kosztami uzyskania przychodu są wszystkie wydatki jakie ponosisz, aby uzyskać przychód z Twojej działalności. Jaki wydatki kwalifikują się jako koszt uzyskania przychodu, a jakie nie? To zależy od podatnika i tego, czy potrafi wykazać przez Urzędem Skarbowym, iż koszty poniesione są związane z wykonywaną działalnością. Zaliczając więc dany wydatek do kosztów, musisz kierować się zdrowym rozsądkiem, ale pamiętać również o tym, iż jest to objęte pewną interpretacją.

Dokumentowanie kosztów uzyskania

Dokumentem potwierdzającym koszty będą przede wszystkim faktury oraz paragony (pamiętaj o NIP na paragonie o czym pisaliśmy w poprzednim wpisie). Mogą to również być dowody wpłaty z tytułu zawartych umów i wynikające z nich rachunki. Mogę to być również bilety (np. na przejazd pociągiem, autobusem czy przelot samolotem).

Które koszty uzyskania przychodu można odliczyć w działalności psychologa, terapeuty czy coacha?

Kwalifikujące się do odliczenia koszty uzyskania przychodu to bardzo pojemna kategoria. Wszystko zależy od tego, jaki typ działalności prowadzisz. Do kosztów uzyskania możesz zaliczyć:

Koszty związane z biurem i gabinetem:

1. Czynsz.
2. Media (czyli prąd, woda, ciepło).
3. Czynsz Twojego biura, jeśli Twoja działalność ma siedzibę w innym miejscu niż gabinet. Na przykład, jeśli siedzibę firmy masz w domu, a miejsce wykonywania pracy to Twój gabinet. Wówczas możesz zaliczyć część domowego czynszu i mediów jako koszty uzyskania przychodu. Jaki jest to procent? Załóżmy, że wykorzystujesz jeden pokój o powierzchni 15m2. Całkowita powierzchnia mieszkania to 60 m2. W takim przypadku możesz odliczyć 15/60 = 0.25 kosztów generowanych przez Twoje mieszkanie w ramach Twojej działalności gospodarczej.
4. Meble biurowe i wyposażenie Twojego gabinetu. Jeśli w gabinecie potrzebujesz nowego krzesła lub fotela dla pacjenta, to jak najbardziej możesz to zaliczyć do wydatków. Takim wydatkiem może być również bezpieczna szafa do przechowywania notatek. Taniej i znacznie bezpieczniej wyjdzie jednak trzymanie notatek w DobrymGabinecie 😉 Oczywiście abonament z tego tytułu zwiększy koszty uzyskania przychodu i tym samym obniży podatek dochodowy!
5. Środki czystości. Jeśli wynajmujesz gabinet z pewnością musisz coś w nim wysprzątać, wymyć szyby, umyć podłogę, odkurzyć, zadbać o czystość w toalecie, itp. Dlatego też wydatki na środki czystości również możesz zaliczyć do kosztów Twojej działalności gospodarczej. Jeśli Twoje biuro jest w Twoim domu, to wydatki na „domowe” środki czystości możesz wciągnąć w koszty, jeśli używasz ich do czyszczenia Twojego biura. Należy tutaj jednak zachować umiar i zdrowy rozsądek, aby lista kosztów uzyskania przychodu była zbieżna z prowadzoną działalnością gospodarczą. Koszty zbierasz w celu osiągnięcia przychodów, a nie czyszczenia własnego mieszkania 😉

Lista kosztów uzyskania przychodów związanych z samochodem, komputerem czy telefonem

1. Koszt abonamentu za telefon służbowy.
2. Samochód „wciągnięty” do działalności (czyli wpisany do ewidencji środków trwałych), jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą. Uwaga – inaczej rozlicza się pojazd, który został wzięty w leasing lub najem a inaczej prywatne auto wykorzystywane w działalności gospodarczej. Do tego można zaliczyć wydatki na paliwo, naprawy, eksploatację, koszty przeglądów okresowych, wydatki na nowe opony i ich wymianę, itp. Pamiętaj, że przepisy dotyczące rozliczania kosztów związanych z samochodem są obszerne i mogą stanowić osoby wpis. Najlepiej zapytać o nie księgową 🙂
3. Ubezpieczenie OC (więcej o ubezpieczeniu OC dla psychologa i psychoterapeuty możesz poczytać tutaj).
4. Zakup komputera, tabletu czy smartfona, jeśli jesteś w stanie udowodnić, że wykorzystujesz je do prowadzenia działalności. Obecnie są to jednak standardowe narzędzia pracy i raczej nie powinno być problemu do odliczenia od podatku dochodowego związanych z nim kosztów. Np. jeśli korzystasz z DobregoGabinetu do wystawiania faktur, sporządzania notatek, umawiania wizyt w kalendarzu czy ogarnięcia RODO, a do tego potrzebujesz przecież smartfonu, tabletu czy komputera, to wydatek na tego rodzaju sprzęt będzie kosztem uzyskania przychodu 🙂
5. Abonament za korzystanie z DobregoGabinetu 🙂 Ale oczywiście nie tylko – również koszt innych programów, które wykorzystujesz do pracy (jeśli korzystasz np. z Word’a czy Excela).
6. Być może drukujesz faktury dla klientów czy notatkę ze spotkania na superwizję. W tym celu potrzebujesz drukarki, papieru oraz tuszu. Wówczas również możesz zaliczyć je na poczet wydatków w Twoim gabinecie.
7. Wydatki na dojazd do gabinetu, szkolenia czy konferencje, opłaty za autostradę.

Koszty uzyskania związane z doskonaleniem zawodowym jako terapeuta lub coach:

• Książki i czasopisma branżowe.
• Udział w szkoleniach.
• Udział w konferencjach.
• Koszt udziału w superwizji.
• Opłaty za studia podyplomowe – można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli studia są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i podnoszą kwalifikacje niezbędne do jej prowadzenia.
• Koszty szkoły psychoterapii – jeśli szkoła psychoterapii jest niezbędna do zdobycia kwalifikacji zawodowych i jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą, to koszty z tego wynikające (czesne, materiały szkoleniowe, dojazdy na zajęcia) mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Ważne jest, aby szkolenie to było ściśle związane z prowadzoną działalnością i służyło zdobyciu umiejętności niezbędnych do wykonywania zawodu. Jeżeli np. prowadzisz działalność gospodarczą związaną z coachingiem czy psychologią, ale chcesz zostać certyfikowanym psychoterapeutą, to koszty szkoły psychoterapii najpewniej będziesz mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
• Psychoterapia własna – zasadniczo wydatki na psychoterapię własną mają charakter osobisty i nie są kosztem uzyskania przychodu. Jednak istnieje wyjątek – jeśli psychoterapia własna jest wymagana jako warunek uzyskania certyfikatu zawodowego psychoterapeuty (a tak zazwyczaj jest), to koszty takich sesji od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej można uznać za koszt uzyskania przychodu. Potwierdzają to interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.Ważne: Wszystkie koszty związane z edukacją i rozwojem zawodowym muszą być:
  • ponoszone w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej (koszty poniesione przed założeniem działalności nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu);
  • odpowiednio udokumentowane (faktury VAT lub rachunki wystawione na firmę, umowy szkoleniowe, potwierdzenia rejestracji, zaświadczenia o ukończeniu);
  • związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i służyć uzyskaniu, zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty uzyskania związane z reklamą i promocją:

1. Wydatki na reklamę w Internecie (Google Ads czy Meta Ads).
2. Wydatki na reklamę zewnętrzną, wizualną, np. w czasopismach.
3. Zlecenie przygotowanie strony internetowej.
4. Opłata za hosting strony internetowej.
5. Wizytówki, logo.
6. Materiały reklamowe takie jak długopisy, teczki firmowe.
7. Ulotki reklamowe.
8. Warsztaty i spotkania branżowe.

Koszty uzyskania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w biurze lub mieszkaniu:

1. Herbata i kawa w biurze.
2. Papier toaletowy, ręcznik kuchenny, itp.
3. Księgowość dla psychologa.

Jak widać rodzajów kosztów uzyskania przychodu może być całkiem sporo. Koszty te muszą być jednak racjonalne i adekwatnie wysokie. Zbyt wysokie koszty mogą zostać zakwestionowane przez skarbówkę.

Czym są koszty reprezentacji?

Jeśli na przykład do gabinetu kupisz kanapę za 15.000 zł, podczas gdy na rynku są kanapy za 2.000 zł, to urzędnicy skarbówki mogą zakwestionować rozliczenie kosztów tego rodzaju zakupu. Twój zakup można uznać koszt reprezentacyjny, którego nie można zaliczyć do kosztów pomniejszających podatek. Ustawa o PIT zastrzega, iż wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na wydatki gastronomiczne, zakup żywności czy alkohol, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli jednak wykonujesz swoją pracę poza stałym miejscem, możesz rozliczać wydatki na jedzenie i picie w czasie wyjazdu służbowego. Kluczem jest tutaj zachowanie zdrowego rozsądku.

Zobacz również:

• Jak automatycznie zliczać koszty i przychody w Twoim gabinecie.
• Jak LOGOhelp zredukował straty finansowe o 70% dzięki DobryGabinet

Księgowa dla psychologa

Koszty, które można odliczyć z pewnością pomoże zoptymalizować dobra księgowa dla psychologa. Oferta biur, które podpowiedzą co “wrzucić w koszty” jest bardzo duża. Przy wyborze właściwej osoby warto wziąć pod uwagę takie czynniki jak:

• dostępność księgowej, jeśli potrzebujesz częstych konsultacji i masz sporo pytań;
• bliskość biura księgowego, jeśli preferujesz kontakt osobisty lub dostarczasz do księgowej oryginały faktur i paragonów; 
• możliwość załatwienia wszystkich spraw online, jeśli nie potrzebujesz kontaktu osobistego i odpowiada Ci przechowywanie oryginałów dokumentów we własnym zakresie (lub przesyłasz je pocztą, itp.);
• kwalifikacje w zakresie optymalizacji podatkowej; chodzi tutaj o zwiększanie lub obniżenie podstawy opodatkowania czy kosztów uzyskania. Być może starasz się o kredyt na gabinet i w celu zwiększenia zdolności kredytowej wysokość podatku dochodowego powinna rosnąć – można to odpowiednio wykazać w odpowiednio prowadzonej podatkowej księdze przychodów. 

Dobra księgowa dla psychologa również podpowie Ci, co może być kosztem uzyskania przychodu w Twoim konkretnym przypadku.

Czy psycholog może prowadzić działalność niezarejestrowaną?

Jeśli dopiero zaczynasz swoją ścieżkę zawodową jako psycholog, terapeuta, logopeda czy coach, warto rozważyć działalność nierejestrowaną. W takim przypadku możesz świadczyć usługi bez zakładania tradycyjnej działalności gospodarczej. Nie wymaga od Ciebie posiadania numeru NIP, REGON czy konta bankowego. Dodatkowo nie jesteś zobligowana do prowadzenia księgowości.  

Kiedy możesz prowadzić działalność nierejestrowaną?

Działalność nierejestrowana jest możliwa wyłącznie dla osób fizycznych. Podstawowym kryterium jest wysokość przychodu z działalności, która nie może przekroczyć 50 % kwoty minimalnego wynagrodzenia. Obecnie (stan na 06.2025 r.) aby prowadzić gabinet psychologa czy logopedy bez rejestracji, miesięczny przychód nie może przekroczyć kwoty 3499,50 zł brutto. Co się stanie w momencie przekroczenia tego progu? Wówczas podatnik powinien założyć normalną działalność gospodarczą.

Jeśli jesteś ciekawy ile zarabia psychoterapeuta i jak podnieść zarobki koniec przeczytaj ten wpis.

Gabinet psychologiczny w mieszkaniu

Jeszcze innym sposobem na obniżenie kosztów prowadzenia działalności może być prowadzenie gabinetu psychologicznego we własnym mieszkaniu. Prowadzenie gabinetu w mieszkaniu nie wymaga wynajmu dodatkowego pomieszczenia na spotkania z pacjentami. Możesz dzięki temu uniknąć dodatkowych kosztów. Wydaje się, że szczególnie dzisiaj, w erze cyfrowych spotkań online, jest to jak najbardziej możliwe (o ile rodzaj terapii na to pozwala). Możesz także łączyć pracę w gabinecie z pracą online z domu. Z punktu widzenia kosztów uzyskania przychodu jest to oczywiście jak najbardziej możliwe.

Podsumowanie

W artykule opisaliśmy, jakie koszty można odliczyć od podatku w działalności psychologa, terapeuty, logopedy czy coacha. Opisaliśmy również, jak koszt uzyskania przychodu wpływają na wysokość Twojego podatku poprzez zmniejszenie podstawy opodatkowania oraz jak koszty uzyskania przychodu dokumentować i rozliczać.

Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, koniecznie zapisz się do naszego newslettera (na dole tej strony) i polub naszą stronę na facebooku lub zaobserwuj nasz profil na Instagramie, aby w przyszłości nie przegapić przydatnych informacji. Razem z nami możesz rozwijać swój gabinet i oszczędzać swój czas! Koniecznie sprawdź nasz program do gabinetu terapety czy coacha, który zrobi za Ciebie całą papierkową robotę i pozwoli zaoszczędzić mnóstwo Twojego czasu!