Ośrodek terapeutyczny i podliczenia finansów na koniec miesiąca? Poznaj 5 sposobów, jak sobie z tym radzić!

Niezależnie, czy Twój ośrodek terapeutyczny oferuje psychoterapię, terapię logopedyczną, terapię dla dzieci, czy innego rodzaju wsparcie, z pewnością wiesz, jak uciążliwe i czasochłonne jest podliczanie wszystkich Twoich przychodów na koniec miesiąca. Poznaj 5 wskazówek, które pozwolą Ci zautomatyzować i skrócić ten żmudny proces dosłownie do kilku kliknięć myszką!

Spotkania w kalendarzu ośrodka terapeutycznego

Prowadzisz ośrodek terapeutyczny, w którym współpracuje wielu terapeutów. Zapewne każdy z nich co miesiąc przyjmuje różną liczbę swoich pacjentów.

Pacjenci będący w trakcie terapii co do zasady przychodzą na sesje regularnie. Jednak także w tej grupie niektóre sesje są odwoływane, chociażby z powodu choroby. To jeszcze większy problem w przypadku terapii dzieci: tam odwołania spotkań zdarzają się nawet częściej. Ty natomiast na koniec miesiąca musisz to wszystko zweryfikować i podliczyć wszystkie spotkania.

Druga grupa to pacjenci, którzy pojawiają się u Ciebie jednorazowo albo pierwszy raz. Nie rozpoczęli jeszcze regularnej terapii, pojawili się tylko w celu postawienia diagnozy czy np. na jednorazową konsultację. Jednorazowe i pojedyncze spotkania również musisz uwzględnić w podliczeniach na koniec miesiąca.

Niezależnie czy dotyczy to spotkań jednorazowych czy cyklicznych, pod koniec okresu rozliczeniowego musisz wiedzieć, ile godzin przepracował każdy z Twoich współpracowników.

Ośrodek terapeutyczny i rozliczenia ze współpracownikami

Wiele ośrodków rozlicza się ze współpracownikami w oparciu o liczbę przepracowanych godzin w okresie rozliczeniowym. Dlatego tak ważne jest ustalenie liczby odbytych i odwołanych (czasem również płatnych) spotkań z pacjentami w takim okresie. Z kolei im większy ośrodek i im więcej terapeutów zatrudnia, tym bardziej czasochłonny proces podliczania godzin. Z tego powodu, coraz więcej ośrodków stawia na automatyzację!

Dla przykładu, często w celu prawidłowego rozliczenia musisz przejść „na piechotę” przez cały kalendarz i przeliczyć każdego pracownika: ile godzin faktycznie przepracował. To tym bardziej skomplikowane, gdy musisz uwzględnić nieobecności. Niektóre sesje są płatne mimo tego, że się nie odbyły. Inne natomiast nie, jeżeli zostały odwołane w odpowiednim wyprzedzeniem.

Tymczasem na Twoje głowie spoczywa ustalenie:

• ile spotkań w miesiącu się odbyło,
• ile spotkań zostało odwołanych,
• ile spotkań było płatnych,
• w ilu płatnych spotkaniach terapeuta wziął udział.

Ośrodek terapeutyczny i rozliczenia spotkań określonego rodzaju

Często różne rodzaje spotkań w Twoim ośrodku mają różne ceny. Godzina terapii w zależności od jej typu czy doświadczenia terapeuty może kosztować 120 zł, 150 zł czy 180 zł. Inną stawkę godzinową będzie miała osoba rozpoczynająca praktykę zawodową, a inną terapeuta z wieloletnim doświadczeniem. Inaczej mogą być rozliczane spotkania prowadzone w językach obcych czy przez osoby z dodatkowymi kwalifikacjami, np. certyfikatami czy tytułami naukowymi. Dlatego pod koniec miesiąca nie wystarczy podliczenie liczby spotkań, trzeba też uwzględnić typy spotkań i ich ceny. A to czyni proces rozliczeń z pracownikami jeszcze bardziej skomplikowanym.

Podejmowanie kluczowych decyzji co do Twojej oferty w oparciu o dokładne dane finansowe

Proces ten jest tym trudniejszy, im większy Twój ośrodek. Jeżeli zatrudniasz wielu terapeutów, w tym różnych specjalności, tym potencjalnie oferujesz większy zakres usług, a każda z nich ma swoją cenę. Warto jest wiedzieć, ile spotkań danego typu odbywa się w Twoim ośrodku i jaki dochód generują. Na tej podstawie możesz podjąć kluczowe decyzje dotyczące Twojej oferty. W szczególności uwzględnić te spotkania, które w Twoim ośrodku są szczególnie popularne i dochodowe. Być może warto na tej podstawie podjąć decyzję o dodatkowym zatrudnieniu terapeutów danej specjalności czy podniesieniu cen usług określonego rodzaju.

Przychody i koszty w ośrodku terapeutycznym

Przychód to najważniejszy wskaźnik finansowy ośrodka terapeutycznego. Dlatego pod koniec każdego okresu rozliczeniowego musisz dokładnie znać jego wysokość. Wymaga to zsumowania liczby wszystkich płatnych spotkań i przemnożenia każdego z nich przez odpowiadającą mu stawkę godzinową. Musisz przy tym uwzględnić spotkania, które się nie odbyły, ale zostały w porę odwołane, i dlatego nie były płatne. Dopiero wtedy otrzymasz realny przychód, jaki Twój ośrodek wygenerował w danym okresie. Na koniec pozostaje jeszcze sprawdzenie, czy wszystkie spotkania zostały opłacone. Bez dodatkowych narzędzi, to zazwyczaj wyjątkowo żmudny proces i potrafi zająć nawet cały dzień! Może oznaczać ręczną weryfikację spotkanie po spotkaniu czy dana płatność została dokonana, w jaki sposób i kiedy.

Jeśli zastanawiasz się jakie koszty możesz odliczyć w Twoim gabinecie psychologa, psychoterapeuty czy logopedy koniecznie zajrzyj do wpisu, w którym to dokładnie tłumaczymy 🙂

Jak usprawnić proces rozliczeniowy w Twoim ośrodku terapeutycznym?

Jak widzisz, rozliczenie pracy ośrodka to zawiły proces. Dlatego mamy dla Ciebie 5 sprawdzonych rozwiązań, dzięki którym stanie się to o wiele prostsze, a ewentualne błędy wynikające z ręcznego podliczania zostaną raz na zawsze wyeliminowane 🙂

1. Podsumowanie godzin każdego współpracownika

Wystarczy wybrać interesującego Cię pracownika a DobryGabinet od razu pokaże Ci liczbę przepracowanych prze niego godzin. Oprócz tego zobaczysz również liczbę odwołanych i odbytych spotkań wraz z procentowym podsumowaniem.

2. Liczba, rodzaj i wartość spotkań danego terapeuty

Aby poprawnie rozliczyć spotkania danego terapeuty, musisz także znać ich typ i łączną wartość. Również te dane znajdziesz w naszym programie, a ich wygenerowanie wymaga dosłownie jednego kliknięcie myszką. Żadne podliczenia z Twoje strony nie są konieczne 🙂

Spotkania możesz także przefiltrować pod kątem tego, czy zostały opłacone. Otrzymasz dzięki temu gotową listę należności.

W każdym widoku dostępne jest także podsumowanie wszystkich spotkań danego rodzaju. Dzięki temu rozliczasz się w łatwy i szybki sposób.

3. Statystyki

W DobrymGabinecie dla ośrodków czekają na Ciebie także dokładne statystyki. Zawierają one takie informacje jak:

• liczba zaplanowanych i faktycznie odbytych spotkań,
• liczba wszystkich pacjentów w danym okresie,
• liczba odwołanych spotkań,
• liczba rozpoczętych nowych terapii,
• liczba zakończonych terapii,
• porównanie powyższych danych w różnych okresach!

4. Zestawienia spotkań danego rodzaju

W Dobrym Gabinecie podsumujesz automatycznie spotkania danego rodzaju. Otrzymasz dokładny podział ze względu na kategorię wraz z określeniem ich liczby, a także procentu w stosunku do ogólnej liczny spotkań. Nie musisz w tym celu wykonywać żadnej dodatkowej pracy: wszystkie dane masz dosłownie na wyciągnięcie ręki. Na ich podstawie możesz podejmować kluczowe dla ośrodka decyzje, np. na jakich usługach się skupić, które z nich warto wyżej wycenić czy pracowników jakiej specjalności dodatkowo zatrudnić.

5. Podsumowanie przychodów i kosztów

Na koniec dnia interesuje Cię przede wszystkim to, ile Twój ośrodek zarobił. Również tę informację znajdziesz w naszym programie, bo DobryGabinet na bieżąco informuje o całkowitym planowanym dochodzie w danym okresie. Automatycznie podlicza, ile spotkań zostało już opłaconych i pokazuje, ile jeszcze brakuje do osiągnięcia zaplanowanego poziomu przychodów. Dzięki temu szybko wiesz, które spotkania są jeszcze do opłacenia. A to bardzo ułatwia księgowość!

Gabinet i ośrodek terapeutyczny pod pełną kontrolą!

Z programem DobryGabinet jesteś zawsze na bieżąco i to niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobowy gabinet czy większy ośrodek terapeutyczny. Nasz program doskonale sprawdzi się również w przypadku pojedynczego gabinetu. Największe korzyści przyniesie jednak w ośrodku terapeutycznym, w którym rozliczenia na koniec miesiąca stanowią szczególne wyzwania z uwagi na dużą liczbę terapeutów i spotkań różnego rodzaju.

Pamiętaj, że DobrymGabinetem z dowolnego miejsca na Ziemi z dostępem do Internetu masz dostęp do takich danych jak:

• liczba godzin przepracowanych przez poszczególnych terapeutów,
• liczba i typ spotkań każdego z terapeutów,
• liczba i typ spotkań całościowo w ośrodku,
• statystyki dotyczące wskaźników pracy Twojego ośrodka,
• przychody z podziałem na zaplanowane, opłacone czy np. utracone z powodu ich odwołania.

Jeśli chcesz się przekonać, ile czasu i pieniędzy zaoszczędzi Twój ośrodek terapeutyczny dzięki naszym rozwiązaniom, umów się na spotkanie i skorzystaj z darmowego okresu próbnego.

Na zakończenie mamy dla Ciebie prezent! W tych trudnych czasach postanowiliśmy poradzić Wam jak ciepło przyjąć pacjenta, ale przy tym nie zbankrutować. Dlatego specjalnie dla naszych czytelników przygotowaliśmy darmowego e-booka o oszczędzaniu energii w ośrodkach i gabinetach terapeutycznych.