Faktury w gabinecie – co musisz wiedzieć.

Jeśli jesteś psychologiem lub psychoterapeutą bardzo prawdopodobne, że dla części Twoich pacjentów wystawiasz faktury w gabinecie za odbyte spotkania. Zobacz jak sobie z tym poradzić i co zrobić, aby ten żmudny proces przyspieszyć.

O nie! Muszę wystawić faktury

Pewnie znasz już ten moment – zbliża się koniec miesiąca. Musisz wystawić faktury za odbyte spotkania. Czeka Cię żmudne odszukiwanie w kalendarzu wszystkich minionych bądź zaplanowanych terminów spotkań z klientami. Następnie musisz sprawdzić czy pacjenci pojawili się o wyznaczonych godzinach, a potem jeszcze przypomnieć sobie lub sprawdzić w notatkach czy zapłacili już za te spotkania. Część być może płaci przelewem po każdej sesji dlatego nie obejdzie się bez logowania do banku i wyszukaniu właściwego przelewu. Być może masz zasadę, zgodnie z którą kilka sesji w roku pacjent może odwołać bez kosztów. Dopiero po wygaśnięciu limitu za każde umówione spotkanie płaci bez względu na obecność. W tym przypadku musisz dodatkowo poszukać czy odwołane sesje mieszczą się w limicie czy już nie. Jeśli zastanawiasz się jakie koszty możesz odliczyć w Twoim gabinecie koniecznie zajrzyj do wpisu o kosztach, które może odliczyć psycholog, psychoterapeuta czy logopeda w swoim gabinecie.

Co musi zawierać Twoja faktura

Każda faktura wystawiona przez Ciebie w gabinecie musi zawierać następujące dane:

• Datę sprzedaży,
• Datę wystawienia,
• Unikalny numer faktury,
• Dane Twojego gabinetu wraz z numerem konta jeśli pacjent płaci przelewem,
• Dane pacjenta,
• Towar/usługę jaką oferujesz,
• Stawkę Twojej usługi,
• Podatek VAT (chyba, że przysługuje Ci zwolnienie),
• Sumę wraz z podziałem na kwotę netto, brutto i należny podatek,
• Termin płatności faktury,
• Adnotacje dotyczące zwolnień podatkowych,

Oczywiście faktura może zawierać także informację dotyczącą tego, czy została już ona zapłacona bądź należną kwotę zapisaną słownie. Fakturę z gabinetu możesz ozdobić swoim logo lub kolorami z palety Twojego logotypu.

Jak wystawić fakturę

Najprostszym sposobem na wystawienie faktury będzie dokument w wordzie lub arkusz w excelu z odpowiednio przygotowanymi blokami. W twoim wzorze dokumentu muszą się znaleźć wszystkie wspomniane wyżej punkty. Dlatego też warto przygotować sobie wzór, który następnie należy powielać i uzupełniać danymi pacjenta, odpowiednimi datami i kwotami po wykonaniu podliczenia za dany miesiąc. Musisz pamiętać również o wpisaniu właściwego numeru faktury. Numer musi być unikalny i wskazywać na ciągłość faktur. Faktury ze złym numerem albo z duplikowanymi numerami może zakwestionować Twój Urząd Skarbowy. Po utworzeniu właściwego dokumentu i właściwym uzupełnieniu danymi warto wyeksportować go do formatu PDF. Taki dokument jest chroniony przed zmianami i nadaje się do wysyłki.

Wyślij mailem do pacjenta

Odpowiednio przygotowaną fakturę możesz wysłać do Twojego pacjenta mailem. Pamiętaj więc, aby pacjent podał Ci swój adres email i wyraził zgodę na otrzymywanie od Ciebie wiadomości z fakturami. Dobrze jest gdy fakturę do pacjenta wysyłasz z profesjonalnego adresu mailowego np. konta Twojego gabinetu. Raczej odradzamy używanie skrzynki typu: kinia16@poczta.pl . Faktury to również element budowania wizerunku profesjonalisty na którym na pewno Ci zależy. Dlatego też lepszym sposobem na wysłanie faktury z Twojego gabinetu będzie np. adres faktura@twojgabinet.pl lub ty@twojgabinet.pl

Faktury z gabinetu wyślij również do księgowej!

Oprócz wysyłki pojedynczych faktur do Twoich klientów wystawione przez Ciebie faktury musisz również wysłać do Twojej księgowej, która na jej podstawie wyliczy należne podatki.

Przechowywanie faktur

Wystawione przez Ciebie faktury w gabinecie musisz przechowywać przez okres określony przez przepisy fiskalne. Obecnie okres ten wynosi 5 lat. Faktury możesz przechowywać w postaci wydruków ale znacznie wygodniej będzie przechowywać je w postaci cyfrowej. Warto tutaj pamiętać o zachowanie porządku:

• Zapisywanie pliku z odpowiednią nazwą,
• Przechowywanie go w odpowiednim dla danego pacjenta i dacie folderze,
• Warto pamiętać o archiwizacji tych danych, ochroną przed utratą czy ujawnieniem. To, że pacjent korzysta z usługi psychologicznej również jest informacją szczególnie wrażliwą i powinna w myśl RODO być w określony sposób chroniona.

Czy można to uprościć?

Proces wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur może być żmudny i uciążliwy. Szczególnie jeśli weźmie się pod uwagę liczbę pacjentów, dla których trzeba tę czynność wykonać oraz powtarzalność tej procedury przez kolejne miesiące w roku. Dlatego też stworzyliśmy program do gabinetu dla psychologa, psychoterapeuty, który te wszystkie zadania robi praktycznie za Ciebie. Wystawianie faktur i ich wysyłanie zajmuje kilka kliknięć. Również ich przechowywanie, archiwizacja i porządkowanie masz z głowy. Więcej informacji możesz poczytać na stronie z opisem funkcjonalności.