Rozwijaj się z nami

Program dla poradni psychologicznych i ośrodków terapeutycznych czy ręczne sprawdzanie? Jak pracujesz w Twojej poradni i czy da się to usprawnić?

21 października 2021

Prowadzisz własny ośrodek terapeutyczny czy przychodnię lub w nim pracujesz? Zastanawiasz się czy istnieje program dla poradni psychologicznych, który pomoże „ogarnąć” wszystkie zabierające Twój czas obowiązki? A najlepiej taki program, który dopasowany jest do pracy terapeuty, a nie lekarza? Zobacz, które wymogi są wspólne z potrzebami Twojego ośrodka i czy taki program istnieje!

Kalendarz w Twojej poradni

Ośrodek terapeutyczny to miejsce, w którym oprócz Ciebie pracuje jeszcze kilka osób. W ramach zespołu musicie się porozumieć w kwestii kilku kluczowych aspektów wspólnej pracy. Przede wszystkim będzie to bezkonfliktowy kalendarz spotkań uwzględniający przydział sal i godzin dla wszystkich pracowników. Przecież dobrze byłoby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji jak np. umówienie dwóch pacjentów na tę samą godzinę do tego samego pokoju. Przydałaby się także możliwość łatwego uporządkowania terminów i jak najlepszego wykorzystania dostępnych pomieszczeń z uwzględnieniem potrzeb terapeutów i pacjentów. Czy nie byłoby także dobrze raz na zawsze zapomnieć o tradycyjnych notatnikach, pełnych nieczytelnych przekreśleń, niedostosowanych do specyfiki Twojej pracy czy – co najgorsze – zagubionych w najmniej odpowiednim momencie?

Istotnym aspektem działalności ośrodka czy poradni psychologicznej jest także proces rejestracji pacjentów i ich obsługi. Zastanawiało Cię, czy da się go usprawnić? Niezależnie kto odbiera telefon, umawia pacjentów czy dba o aktualizację grafiku dla całego ośrodka, taka osoba musi mieć łatwy i szybki podgląd aktualnych terminów. Przyda się to w momencie, w którym pacjenci zmieniają daty lub godziny spotkań, a także wówczas gdy dzwonią nowi, a obecni kończą terapię. Może się więc zdarzyć, iż aby umówić jedno spotkanie musisz wykonać kilka telefonów: (i) zadzwonić do koleżanki z pytaniem o wolny termin; (ii) oddzwonić do pacjenta, aby potwierdzić termin spotkania; (iii) na koniec raz jeszcze skontaktować się z terapeutą w celu potwierdzenia terminu. Tego typu czynności potrafią zająć naprawdę sporo czasu i niełatwo w ich przypadku o pomyłki.

Zarządzasz ośrodkiem ręcznie?

Rozliczenia z pacjentami i pracownikami

Kolejnym ważnym aspektem w pracy poradni są rozliczenia. Można je podzielić na 2 grupy: rozliczenia zewnętrzne (z pacjentami) i wewnętrzne (z pracownikami). Po każdym spotkaniu z pacjentem sesje trzeba „zaksięgować” upewniając się, że płatność została dokonana. Tymczasem niektórzy pacjenci płacą z góry, inni po sesji (gotówka, karta, przelew itp.), a jeszcze inni z dołu za cały miesiąc. Proces sprawdzania płatności może być więc bardzo czasochłonny. Wymaga on skrupulatnego przejrzenia przychodów i porównania ich z obecnością pacjentów na kolejnych spotkaniach. Oczywiście wraz z rozrastaniem się ośrodka zwiększa się stopień skomplikowania czynności rozliczeniowych co absorbuje coraz więcej czasu i uwagi osób odpowiedzialnych za zarządzanie.

W przypadku rozliczeń wewnętrznych także trzeba upewnić się kiedy i ilu pacjentów pojawiło się (lub też nie) na umówionych spotkaniach. Następnie trzeba to porównać z godzinami pracy i stawkami pracowników a osiągnięty przychód odpowiednio podzielić między ośrodek a teraputę zgodnie z zawartą umową. W jednych ośrodkach pracownicy rozliczają się za faktycznie przepracowane godziny, w innych za każdą zaplanowaną sesję bez znaczenia czy pacjent pojawił się w umówionym czasie czy nie. Oczywiście dla każdego rozliczenia potrzebne są szczegółowe dane na potrzeby prawidłowego zaksięgowania przychodów i kosztów. Dlatego na pewno pomocna byłaby możliwość wygenerowania gotowego raportu finansowego dla księgowej.

Pacjenci odwołują albo nie przychodzą?

Dodatkowym wyzwaniem w ośrodku są odwołane sesje. Pewien procent zaplanowanych spotkań nie będzie dochodził do skutku z przyczyn losowych. Będą to nieplanowe zdarzenia jak np. choroby pacjentów czy terapeutów. Jeśli pracujesz z dziećmi procent odwołanych sesji może być jeszcze wyższy niż w pracy z dorosłymi. Dzieciaki po prostu częściej chorują i nic na to nie poradzimy. Podobnie może być w przypadku, gdy za pacjentów opłaty pokrywa ktoś inny, np. gmina czy budżet projektowy. Również tacy pacjenci mogą częściej rezygnować z zaplanowanej sesji.

Recepcja w ośrodku terapeutycznym

Jeszcze inna grupa będzie zwyczajnie zapominać o umówionych spotkaniach. W przypadku dorosłych będzie to dotyczyło głównie pierwszych spotkań. W przypadku dziećmi mogą być natomiast odwoływane także kolejne sesje.

Sposobem na minimalizację odwołanych spotkań jest przypominanie o nich z odpowiednim wyprzedzeniem. Najczęściej robi się to za pomocą SMSów lub wiadomości email. Jeśli wysyłasz takie wiadomości ręcznie, to z pewnością wiesz ile czasu może to zająć. Również moment wysłania takiej wiadomości ma znaczenie. Odpowiednie wyprzedzenie da pacjentom czas na ewentualne odwołanie zgodnie z Twoimi zasadami. Tymczasem jeśli zapomnisz o wysłaniu wiadomości, może to oznaczać straconą godzinę pracy ośrodka i terapeuty. Ważne jest także, aby pacjent otrzymywał wiadomości sms w odpowiedniej porze. Wysłanie wiadomości wcześnie rano czy późno wieczorem nie jest najlepszym pomysłem. Taki sms nie tylko może nie spełnić swojej roli, ale co więcej dodatkowo zirytować odbiorcę i zniechęcić go do korzystania z Twoich usług.

Program dla poradni psychologicznych i innych ośrodków terapeutycznych

Na tych kilku kluczowych, lecz nie jedynych czynnościach widać, że zarządzanie ośrodkiem wymaga dokładnej organizacji. Czy da się ją usprawnić wykorzystując program dla poradni psychologicznych i innych ośrodków terapeutycznych? Jak prowadzący może odzyskać czas poprzez ułatwienie i zautomatyzowanie procesów w ośrodku? Czy pacjenci mogą na tym skorzystać dzięki nowoczesnemu i sprawnemu kontaktowi z Twoim ośrodkiem? Naszym zdaniem jest to możliwe. Dlatego intenswynie pracujemy nad rozszerzeniem DobregoGabinetu o możliwość zarządzania większymy placówkami współpracującymi z większą liczbą tarapeutów.

Nowy program dla poradni psychologicznych, logopedycznych, ośrodków terapeutycznych itp. będzie narzędziem do zarządzania wspólnym kalendarzem. Dzięki temu każdy pracownik ośrodka będzie na bieżąco z grafikiem pracy, a dostępność sal czy terapeutów będzie przejrzyście widoczna.

Kalendarz dla ośrodka

Rozliczenia pod koniec miesiąca zamiast kilku godzin (całego dnia?) zajmą jedynie kilka kliknięć. Praca ośrodka, poszczególnych terapeutów czy statystyki dotyczące wypracowanych spotkań będą dostępne „od ręki”.

Wreszcie powtarzalne czynności takie jak wysyłka SMSów czy wiadomości email do pacjentów będą zautomatyzzowane bez konieczności Twojej ingerencji. Zdejmie to z Ciebie konieczność pamiętania o nich a pacjenci będą zadowoleni, że regularnie otrzymują przypomnienia.

To kluczowe, ale nie jedyne możliwości jakie program dla poradni psychologicznych może wnieść do Twojego ośrodka.

Znajomość środowiska i doświadczenie

Niezmiernie istotnym aspektem naszego rozwiązania jest znajomość specyfiki branży . Dzięki temu, iż nasz zespół składa się z terapeutów, wiemy z jakimi wyzwaniami spotykają się oni w codziennej pracy. Jednocześnie od kilku lat skutecznie pomagamy w pracy indywidualnym gabinetom dostarczając im program DobryGabinet i przekazując przydatne informacje na naszym blogu.

Dlatego, jeśli chcesz ułatwić sobie pracę, uprośnić administrację i zyskać w oczach klientów, umów się na krótką rozmowę. W trakcie spotkania będziemy mogli lepiej zrozumieć Twoje potrzeby, pokazać Ci nasze rozwiązanie i porozmawiać o tym jak możemy pomóc w pracy Twojego ośrodka. Zapraszamy na spotkanie według aktualnej dostępności: https://calendly.com/dobrygabinet/konsultacja-nt-wygladu-dobregogabinetu

Serdecznie zapraszamy! Do usłyszenia! 🙂

Oceń artykuł

Spodobał Ci się ten artykuł?

Udostępnij go znajomym!

.

Wybrane dla Ciebie