Kiedy wystawić paragon w gabinecie? Co w sytuacji gdy pacjent płaci raz za cały miesiąc?

Zastanawiasz się kiedy wystawić paragon w gabinecie jeśli Twój pacjent płaci pod koniec miesiąca? A może Twoi pacjenci/klienci płacą z góry, np. w ramach pakietów 5 czy 10 spotkań? Jeśli nie jest dla Ciebie jasne, kiedy drukować paragon przy płatnościach za kila sesji na raz ten wpis jest właśnie dla Ciebie!

W poniższym tekście znajdziesz odpowiedzi na takie pytania jak: kiedy wystawić paragon, czy od razu po sesji, czy dopiero po otrzymaniu pieniędzy? Po każdym spotkaniu? Czy na koniec miesiąca? A jeśli Twoi pacjenci/klienci dostają faktury lub robią przelewy jak to rozliczyć? Każdy przypadek jest inny dlatego znajdziesz tu opis kilku możliwych opcji.

Płatność za spotkanie – po sesji, z góry lub pod koniec miesiąca

Wśród specjalistów w gabinetach istnieją różne formy rozliczeń z pacjentami. Niektórzy płacą zaraz po sesji (w gotówce, przelewem lub kartą), inni na początku miesiąca, a jeszcze inni na końcu. Wszystkie formy płatności są dozwolone, ale do każdej z nich należy inaczej wystawić paragon lub fakturę.

Dlatego też w kolejnych częściach znajdziesz informację, kiedy wystawić paragon w gabinecie uwzględniając formę płatności i typ rozliczenia.

Wystawiam faktury moim pacjentom, którzy prowadzą działalność.

Jeżeli Twój pacjent/klient prowadzi własną działalność gospodarczą może rozliczyć opłatę za terapię lub coaching w ramach kosztów prowadzenia swojej firmy. Aby to zrobić będzie potrzebował od Ciebie faktury za Twoje usługi. Do tak wystawionej faktury dla firmy nie wystawiaj już paragonu! Faktura, którą wystawiasz jest już potwierdzeniem dla US zawarcia transakcji kupna/sprzedaży i dlatego nie należy wystawiać osobnego paragonu. Koniecznie pamiętaj, aby na fakturze znalazł się NIP klienta. Bez tego faktura nie może zostać rozliczona w ramach kosztów prowadzenia działaności.

Płatność za jednorazową konsultację

Jeśli Twój pacjent/klient był u Ciebie na pojedynczym spotkaniu, np. na konsultacji musisz wystawić mu paragon niezależnie od tego czy płacił gotówką czy kartą.

Co w przypadku gdy klient płaci np. przelewem dopiero po wyjściu z gabinetu? Nie ma to znaczenia – po sesji powinieneś/-aś wystawić mu paragon nawet jeśli w danym momencie nie doszło jeszcze do płatności. Dla Urzędu Skarbowego liczy się sam fakt wykonania usługi, za którą Twój klient będzie musiał zapłacić, a Ty odprowadzić podatek.

Płatność z góry za ustaloną liczbę spotkań

Być może umawiasz się z pacjentem/klientem na serię spotkań. Taka seria może obejmować np. 4 spotkania w miesiącu, 10 kolejnych spotkań, itp. Załóżmy, że każdą taką serię Twój pacjent/klient opłaca z góry na podstawie wystawionej przez Ciebie faktury jeszcze przed rozpoczęciem spotkań. Zakładamy tutaj, iż Twój klient nie prowadzi działaności, a zatem nie rozlicza terapii w ramach kosztów własnych. Wystawiona z góry faktura jest dokumentem, na podstawie którego rozliczasz się z klientem. Powstaje zatem pytanie kiedy wystawić paragon w takim przypadku? Czy z góry przy wystawieniu faktury? Czy z dołu po wszystkich sesjach? A może pojedynczo po każdym spotkaniu?

Okazuje się, iż w takim przypadku US wymaga od Ciebie, abyś po każdym spotkaniu wystawił/-a paragon. Nie ma tutaj znaczenia czy te spotkania były już z góry opłacone czy nie. Dla Urzędu Skarbowego istotny jest fakt realizacji usługi, która później będzie opłacona, a Ty będziesz musiał/-a odprowadzać od tego przychodu podatek.

Pacjent płaci pod koniec miesiąca

Inną możliwością jest rozliczenie się z pacjentem na koniec miesiąca na podstawie odbytych spotkań. W ten sposób jeśli w miesiącu odbyło się np. 3 spotkania to za te spotkania wystawiasz pacjentowi fakturę. Zakładamy, że pacjent nie prowadzi działaności. Dlatego też dopiero na podstawie tej faktury klient reguluje płatność za odbyte spotkania. Kiedy należy wystawić paragon w takim przypadku?

W tym przypadku również należy wystawić paragon po każdej sesji/spotkaniu. Nie ma tutaj znaczenia czy spotkanie było już opłacone czy dopiero będzie pod koniec miesiąca. Urząd Skarbowy będzie wymagał od Ciebie wystawienia paragon po odbyciu każdego, pojedynczego spotkania.

Jeśli tracisz czas pod koniec miesiąca szukając w kalendarzu, które spotkania się odbyły i ile ich naprawdę było to jest kilka sposób aby to przyspieszyć. Jedną z metod jest automatyczne podliczenia i błyskawiczne wystawienie faktur w DobrymGabinecie. Jeśli chcesz zobaczyć jak to działa napisz do nas i umów się na prezentację.

Paragon i raport dobowy z kasy fiskalnej

Wystawiane paragony są istotne z punktu widzenia Urzędu Skarbowego dlatego też pamiętaj o ich wystawieniu zgodnie z naszymi zaleceniami powyżej. Nie zapomnij również, aby po wystawieniu paragonów, na koniec dnia wydrukować raport dobowy.

Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie kas fiskalnych on-line (o czym możesz przeczytać w tym wpisie na blogu), które na bieżąco będą wysyłać dane do MF. Warto więc już teraz wyrobić sobie zwyczaj poprawnego wystawiania paragonów.

Podsumowanie

W artykule opisaliśmy, kiedy wystawić paragon w gabinecie, w zależności od sposobu rozliczeń z pacjentami. Omówiliśmy każdy z możliwych przypadków płatności (po sesji, z góry, z dołu, dla firmy) w kontekście obowiązku wystawiania paragonów.

Dla ułatwienia pracy w gabinecie np. z wystawieniam faktur i podliczeniam dochodów możesz wypróbować nasz program DobryGabinet, które wiele rzeczy zrobi za Ciebie automatycznie.