Rozwijaj się z nami

Czy Ty i Twoi pracownicy też popełniacie ten błąd? Praktyczny poradnik i porównanie dostępnych opcji poczty email z własną końcówką.

2 stycznia 2023

Wśród klientów, którzy zwracają się do nas o pomoc w automatyzacji ich pracy przy wykorzystaniu narzędzi, jakie oferuje DobryGabinet, widzimy pewną prawidłowość. Adresy mailowe, i to zarówno indywidualnych terapeutów, jak i pracowników ośrodków czy poradni, nierzadko nie są powiązane z ich domeną (adresem strony internetowej). Np. ośrodek (czy gabinet) korzysta z domeny mojadomena.pl, a terapeuta używa adresu anna.mojadomena@gmail.com. Dlaczego terapeuci nie korzystają z poczty email z własną końcówką, tj. z rozszerzeniem po @ odpowiadającym adresowi ich strony internetowej?

Często okazuje się, że skrzynki firmowe są po prostu niewygodne. Nie oferują aplikacji mobilnej, a dostęp jest często możliwy wyłącznie za pomocą nie zawsze przyjaznego dla użytkownika web-maila, tj. przez przeglądarkę. Terapeuci nie wiedzą również czy i jak dodać taką skrzynkę do aplikacji pocztowej, której używają na co dzień.

Innym razem właściciel domeny nie ma świadomości, że może dodać wiele adresów email do domeny. Często ich firma hostingowa nie oferuje takiego rozwiązania. Zdarza się również, iż boją się dodatkowych kosztów przy dodaniu kilku adresów takich jak np. recepcja@mojadomena.pl, kontakt@mojadomena.pl czy biuro@mojadomena.pl.

Dlatego już na wstępnie wyjaśniamy – pocztę email z własną końcówką, czyli we własnej domenie, można dodać zawsze! Czytając dalej dowiesz się, kiedy warto to zrobić, jak się za to zabrać, jakie są dostępne opcje i ile to wszystko kosztuje 🙂

Uwaga – część linków w tym wpisie to linki afiliacyjne. Oznacza to, że za poinformowania o niektórych dostępnych rozwiązaniach możemy otrzymywać niewielkie opłaty. Pozostaje to jednak bez wpływu na to, które serwisy pocztowe polecamy bardziej lub mniej.

Email z własną końcówką to profesjonalna wizytówka Twojego gabinetu i ośrodka

Prowadząc ośrodek czy pojedynczy gabinet dbasz o to, aby również Twoja strona internetowa była profesjonalna i pokazywała Ciebie i Twój zespół z jak najlepszej strony. To w końcu od Twojej wirtualnej wizytówki zależy, jaka będzie pierwsza ocena Twojego biznesu. Dzisiaj bowiem to właśnie w Internecie ludzie poszukują pomocy w pierwszej kolejności. Jeżeli interesuje Cię temat profesjonalnej wizytówki w Internecie, to zapraszamy Cię do naszego wpisu na ten temat tutaj.

Warto utrzymać to pozytywne wrażenie również w momencie wysyłki pierwszych wiadomości email i zadbać o odpowiedni wygląd adresów email – zarówno Twoich jak i Twoich współpracowników.

Ale jak stworzyć dla wszystkich pracowników adresy email z własną końcówką, gdy firma hostingowa nie oferuje takiej możliwości? No i jak dodać wiele kont do takiej domeny? A jak sprawić, aby używanie takiej poczty było naprawdę wygodne a Twoi pracownicy chcieli z niej korzystać? Odpowiedź znajdziesz poniżej 🙂

Jak dodać różne adresy email do Twojej domeny?

Załóżmy, że Twoją domenę mojadomena.pl dostarcza firma hostingowa „A”. Zazwyczaj oferuje ona skrzynkę mailową dla podanego przez Ciebie adresu np. kontakt@mojadomena.pl. Jednak najczęściej dostęp do niej jest możliwy tylko przez przeglądarkę. Jest to możliwe np. za pośrednictwem roundcube.net – opensourcowego klienta poczty email. Nierzadko jednak używanie tego narzędzie okazuje się niedostatecznie wygodne. Do tego przydałaby się możliwość dodawania również innych kont.

Jak to zrobić, aby dodać wiele kont i wygodnie z nich korzystać? Wystarczy przenieść obsługę poczty email do firmy, która oferuje serwery pocztowe. Odpowiednia konfiguracja sprawi, że Twoja strona internetowa mojadomena.pl będzie dalej hostowana przez firmę „A”. Jednocześnie poczta email, również w domenie @mojadomena.pl, będzie obsługiwana przez serwery pocztowe firmy „B”.

Po pierwsze zaletą takiego rozwiązania jest możliwość dodania kilku aliasów. Większość serwerów pocztowych daje bowiem taką możliwość. Dzięki aliasowi możesz używać dodatkowych adresów email, np. kontakt@mojadomena.pl czy biuro@mojadomena.pl bez zwiększania opłat za konto. Aliasy są bowiem podłączone do jednej skrzynki pocztowej.

Po drugie dostawcy poczty email zazwyczaj oferują bardziej przyjazny dla użytkownika interfejs poczty email dostępny przez przeglądarką. Ponadto możliwa jest obsługa poczty za pomocą znanych i sprawdzonych aplikacji, w tym dostępnych na urządzenia mobilne, co znacznie poprawia funkcjonalność!

A co z bezpieczeństwem poczty email?

Twój wizerunek jest niezwykle ważny. Może on ucierpieć, gdy Twoi klienci czy pacjenci zobaczą adres służbowej poczty email z rozszerzeniem jednego z wielu dostawców darmowej poczty email. To jednak nie wszystko. Musisz bowiem mieć świadomość, że sporo darmowych kont email nie zapewnia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Dodatkowe funkcje zwiększające bezpieczeństwo dostępne są dopiero w płatnych pakietach. Korzystanie do celów służbowych z darmowych kont email w powszechnie dostępnych domenach więc nie tylko wygląda nieprofesjonalnie, ale nie jest też do końca bezpieczne. Pamiętaj z kolei, że w Twojej poczcie email nierzadko będą zawarte bardzo poufne informacje, np. o stanie zdrowia pacjentów. Stanowiąc one szczególną kategorię danych osobowych i zgodnie z RODO powinny być chronione w specjalny sposób. Wykorzystywanie powszechnie dostępnych, darmowych kont email do przesyłania danych wrażliwych na pewno nie spełnia tego wymogu.

Na marginesie tylko przypominamy, że za naruszenie przepisów RODO grożą dotkliwe kary. Tego rodzaju incydent może Cię także kosztować utratę zaufania pacjentów. Jeżeli masz pytania dotyczące ochrony danych osobowych i zgodności z RODO, w DobrymGabinecie z przyjemnością Ci pomożemy.

Z jakiego rozwiązania zatem skorzystać?

Serwery odpowiednie dla służbowej poczty email z własną końcówką

Na rynku znajdziemy bardzo wiele ciekawych propozycji serwerów pocztowych. Poniżej opisujemy te, które naszym zdaniem będą wygodne, bezpieczne i nie zrujnują Twojego portfela.

Google Workspace – czyli GMail dla firm

Chyba każdy zna pocztę od Google’a, czyli darmowego Gmaila. Alternatywą do darmowej wersji jest płatny Google Workspace, który pozwala na zakładanie kont firmowych z adresami we własnej domenie. Wszystkie skrzynki w ramach Google Workspace wyglądają tak samo jak darmowy Gmail. Użytkownicy tej poczty mają również taką samą aplikację mobilną na telefony. Mogą korzystać z logowania przez Google, funkcji kalendarza czy dokumentów Google. Dostępnych jest także wiele innych, dodatkowych funkcji, które rozszerzają darmową wersję. Jedną z nich jest np. większa pojemność dysku i poczty, ulepszony Google Meet (z funkcją nagrywania spotkań i noise-cancellingu) czy ostrzeżenia, że wysyłamy lub otrzymujemy maile spoza naszej firmowej domeny. Wszystkie te funkcje, mimo że na bezpiecznych serwerach poczty Google, będą dostępne dla adresu email w Twojej domenie np. anna.kowalska@mojadomena.pl 🙂

Możesz logować się do Google Workspace przez przeglądarkę tak samo jak do zwykłego Gmail’a. Przełączenie się między kontami służbowym i prywatnym jest bardzo intuicyjne. Równie intuicyjny jest dostęp do poczty z poziomu aplikacji mobilnej – w jednej aplikacji Gmail można pracować ze wszystkimi kontami pocztowymi.

Koszt skrzynki w Google Workspace zaczyna się od $6 miesięcznie za konto typu Starter, natomiast wersja Standard kosztuje $12 za miesiąc od konta. Dokładny cennik Google Workspace podany jest tutaj.

Co jest główną korzyścią skrzynek firmowych Google Workspace? Fantastyczna współpraca w ramach całego zespołu i dostęp do dodatkowych usług ogromnie ułatwiających pracę. Dziecinnie proste jest wygenerowanie linka do spotkania online przez Google Meet, współpraca z zespołem nad wspólnymi dokumentami w Google Docs czy wymienia plików na wspólnym dysku Google Drive. Cały ten pakiet i wygoda korzystania sprawiają, że konto na Google Workspace to warta rozważenia i bezpieczna alternatywa dla darmowych kont.

Szwajcarski Proton Mail, czyli bezpieczeństwo i prywatność jak punktualność w szwajcarskim zegarku

Jeśli Twoim priorytetem jest prywatność i bezpieczeństwo danych, a warto mieć to na uwadze prowadząc biznes terapeutyczny, ciekawą opcją może być Proton. Proton Mail powstał w odpowiedzi na potrzebę maksymalnego bezpieczeństwa poczty email. Chodziło również o zapewnienie takiego poziomu prywatności, aby treści maili nie były wykorzystywane do profilowania ich właścicieli. Dostawca Proton Mail ma siedzibę w Szwajcarii, gdzie podlega restrykcyjnemu prawu w zakresie prywatności. Poczta Proton Mail jest szyfrowana w taki sposób, że nawet sam Proton nie ma do dostępu do jej zawartości. Wszystkie wiadomości są przetrzymywane w możliwie najbezpieczniejszy sposób, a dane użytkowników nie są przekazywane innym podmiotom.

Jednocześnie Proton Mail oferuje aplikację na telefon, tablet i komputer. Dzięki temu korzystanie z poczty jest wygodne i intuicyjne. Proton Mail oferuje swoją pocztę zarówno dla użytkowników indywidualnych jak i grupowych. Dla użytkowników indywidualnych skrzynka jest darmowa. Ma ona jednak pewne ograniczenia: limit wysłanych dziennie wiadomości, limit przestrzeni dyskowej (1GB na maile) czy limit wielkość załączników. Najtańszy pakiet płatny zaczyna się od 3.99 EURO za miesiąc. Płatna wersja umożliwia jednak dodanie własnej domeny do maili. W przypadku rozwiązań dla firm koszt zaczyna się od 6.99 EURO miesięcznie od użytkownika. Również tutaj możliwe jest przeniesienie własnej domeny. W płatnym pakiecie użytkownicy Proton Mail otrzymują również kalendarz, dysk i serwis VPN.

Microsoft 365 Business Standard

Jeśli jesteś użytkownikiem Windows’ów i często sięgasz po narzędzia z pakietu Office to szczególnie blisko może Ci być do usługi
Microsoft 365 Business Standard. Jest to usługa, w ramach której otrzymujesz dostęp do aplikacji pakietu Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint i OneNote), a także możliwość hostowania poczty email na Twojej domenie. W ramach usługi otrzymujesz 50 GB miejsca na pocztę e-mail, a także przestrzeń dyskową w usłudze OneDrive o wielkości 1TB. Z pakietu Office możesz korzystać nawet na 5 różnych urządzeniach w ramach jednej licencji.

Oferta ta zainteresuje te osoby, które korzystają z komunikatora Microsoft Teams do spotkań wirtualnych. Oczywiście Microsoft oferuje dedykowaną aplikację na telefony (wspomniany już wcześniej Outlook), aplikację na tablety czy również komputery Mac. Ceny zaczynają się już od 5.10 EURO / m-c (+VAT) za użytkownika.

Przeniesienie poczty do nowego dostawcy oferującego email z własną końcówką

Jeśli zastanawiasz się nad zmianą serwerów pocztowych, `Twoje obawy może budzić migracja danych i późniejsza konfiguracja. Na całe szczęście dla każdej z wymienionych wyżej usług przygotowano poradniki jak przenieść dotychczasową pocztę na nowe serwery.

W poradnikach znajdziesz także wskazówki jak skonfigurować nową pocztę. W tym celu najpierw musisz skontaktować się z firmą hostingową, w której obecnie jest Twoja domena. Twój informatyk z pewnością Ci pomoże. Może także poprosić o pomoc obsługę klienta w dotychczasowej firmie hostingowej. Gdyby żadna z tych opcji nie była dostępna, zapraszamy do kontaktu – chętnie pomożemy! 🙂

Czy warto przejść na płatną pocztę email z własną końcówką?

Być może zastanawiasz się czy warto skorzystać z płatnego adresu mailowego w Twojej domenie, skoro obecnie korzystasz z darmowego. Naszym zdanie wszystko zależy od sposobu w jakim korzystasz z poczty email. Jeśli kontaktujesz się z pacjentami (klientami) mailowo, prowadzisz ośrodek albo chcesz po prostu utrzymać profesjonalny wizerunek Twojej placówki i zadbać o wymagane przepisami prawa bezpieczeństwo danych, to na pewno warto. To samo dotyczy Twoich współpracowników. Co z tego bowiem, że Ty jako właściciel czy prowadzący ośrodek będziesz korzystał z profesjonalnej skrzynki email z własną końcówką, gdy Twoi terapeuci będą korespondować z prywatnych, niezabezpieczonych skrzynek każda w z innym rozszerzeniem?

A skoro już jesteśmy przy prowadzeniu ośrodka. Czy nie warto zastanowić się nad ułatwieniem sobie zarządzania placówką i zaoszczędzeniem mnóstwa czasu? Specjalnie dla Ciebie stworzyliśmy DobryGabinet, czyli program który pomoże w zarządzaniu grafikiem, płatnościami, finansami, dokumentacją i ogólnie administracją ośrodka.

Oceń artykuł

Spodobał Ci się ten artykuł?

Udostępnij go znajomym!

.

Wybrane dla Ciebie

Porady

Jak otworzyć gabinet psychologiczny?

W dzisiejszych czasach, kiedy coraz więcej osób boryka się z problemami natury psychicznej, wsparcie psychologiczne i psychoterapeutyczne staje się coraz bardziej potrzebne. W tej sytuacji otwarcie własnego gabinetu psychologicznego może dać Ci nie tylko wiele satysfakcji z pomocy innym ludziom, ale także pewne źródło dobrego dochodu. Jednak, aby to zrobić, potrzebna jest nie tylko pasja, lecz również wiedza i doświadczenie biznesowe. Poniżej znajdziesz 10 kroków, które pomogą Ci otworzyć gabinet psychologiczny i skutecznie go prowadzić.